こんにちは。
エッコでは、テレワークや在宅勤務を導入しています。プライベートとの両立がしやすくなった一方で、社内でのコミュニケーションに関する懸念もあるかと思います。
そこで今回は、テレワークでのコミュニケーション課題とその解決策についてご紹介します。
目次
テレワークが注目される背景
近年、テレワークや在宅勤務が注目を集めています。柔軟な働き方や効率的に時間を使うことができるなど、様々なメリットがあります。しかし、コミュニケーションの面では課題が存在します。オフィスで直接話す機会が減ってしまうため、チームの連携や情報共有にはちょっとした工夫が必要です。
テレワークにおけるコミュニケーションの重要性
テレワークでは、オフィスでの対面コミュニケーションが減り、メンバー同士の距離感も遠くなることがあります。それだけでなく、コミュニケーションの不足や不明瞭さが生じる可能性もあります。テレワークではよりチームメンバーとの円滑な情報共有が必要不可欠となります。
テレワーク導入における課題点は「コミュニケーション」への不安
テレワークでは、メールやチャットなどのテキストベースのコミュニケーションが主な手段となります。しかし、言葉だけでは相手の表情や声のニュアンスを正確に伝えることが難しく、誤解や情報のズレが生じる可能性があります。このような課題がコミュニケーションに対する不安やストレスを引き起こすこともあります。
テレワークのコミュニケーションに関する4つの課題
テレワークにおけるコミュニケーションには以下のような課題があげられます。
コミュニケーションが取りにくい
オフィスの場合は直接話しかけて即時解決できることが、テレワークの場合はチャットで連絡して何回かラリーが発生します。文章で伝えることで誤解や認識のズレが生まれやすくなります。
勤怠管理がしにくい
従業員の出勤・退勤時間や作業進捗を把握することが難しくなります。それに伴う、勤怠管理ツールの導入も必要になるでしょう。
従業員が孤独や不安を感じやすい
オフィスでのコミュニケーションやチーム活動が減ることで、従業員が孤独や不安を感じることがあります。従業員でコミュニケーションが取れるような機会を定期的につくるようにしましょう。
ITリテラシーが求められる
テレワークではオンラインツールの使用が必要になるため、従業員にITリテラシーが求められます。
テレワークでのコミュニケーションに有効な課題解決策
テレワークでのコミュニケーション課題を解決するためには、以下の解決策が有効です。
業務状況を可視化する
テレワークにおいては、業務の可視化が非常に重要です。チームメンバーが進捗やタスクの状況を把握できるようにすることで、円滑な連携が実現し、効率的な業務遂行が可能となります。進捗状況の共有や問題の早期発見、メンバー同士の信頼構築にも繋がります。業務状況の可視化は、テレワークを導入する上で重要な取り組みです。
業務の進捗状況やタスクの共有を行うために、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを活用しましょう。弊社では、TODO管理アプリで個人のタスク管理やチーム単位での管理、他の従業員に作業依頼もできるように仕組み化しています。
コミュニケーションツールを導入する
ビジネスチャットやビデオ通話・Web会議システムなどのツールを導入して、リアルタイムなコミュニケーションを取るように心がけましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットの利点は非常に多岐にわたります。まず、リアルタイムなコミュニケーションが可能であり、メールよりもスピーディーな返信ができます。さらに、グループチャットやファイル共有機能を活用することで、複数人での円滑なコミュニケーションや効率的な情報共有が実現できます。また、会話の履歴が残るため、後から必要な情報を簡単に参照できる点も大きな利点です。
ビジネスチャットとしては、Chat workがおすすめです。チャットでのやり取りがスムーズに行えますので、ぜひ試してみてください。
Chat work導入を検討されている方はエッコにご相談ください。
Chat workに関する関連ブログはこちら↓
ビデオ通話・Web会議システム
チャットだけでは伝わりにくいことや意見交換はビデオ通話やweb会議システムを活用しましょう。顔を見ながらの会議や相談は、リモート環境でもコミュニケーションを活発化させます。弊社ではZOOMやバーチャルオフィスのoviceを使って、会議をしています。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスを導入することでリモートでもメンバーとの繋がりを感じ、話しかけたい時もその人のアイコンの近くまで移動し声をかけることができます。画面共有機能やカメラをオンにして打ち合わせもできるのでリモートでも業務連携が取りやすくなります。
oviceについては以前紹介しておりますのでぜひご覧ください！
コミュニケーションツールの使用に関するルールを策定する
コミュニケーションツールの使用方法やルールを明確に定めましょう。ルールを定めることで、メンバー間のコミュニケーションを効率化し、円滑に業務遂行することができます。例えば、メールやチャットの返信時間の目安や、特定のトピックに関するコミュニケーションはどのツールを使用するかなどをルール化することで、混乱を防ぐことができます。また、ルールを明確にすることで、コミュニケーションのミスや誤解を最小限に抑えることも可能です。結果として、効果的なコミュニケーションを確保し、チームの協力と生産性の向上につなげることができます。
雑談や休憩は意識的に取り入れる
オフィスでの雑談や休憩時間は、コミュニケーションやチームビルディングの機会となります。テレワークでも雑談や休憩を意識的に取り入れて、コミュニケーションを促進しましょう。
弊社では週2まではテレワーク可能ですが、週3以上は出社にしています。会社に出社した時にはお弁当をメンバーで一緒に食べたり、ランチを食べに行っています。また、福利厚生の一つとして、「ランチ手当」を導入しています。メンバー同士のコミュニケーションを取ることができるように会社としても積極的に取り組んでいます。
テレワーク時のコミュニケーションを円滑にするための工夫
チャットの確認は小まめに行う
テレワークでは、こまめな連絡が重要です。互いの進捗状況や課題、質問などを共有し合うことができ、それにより、作業の重複やミスを防ぎ、効率的な業務遂行を促進します。さらに、問題や課題が発生した場合も、早期に気付き、適切な対応を取ることができます。いつでも連絡がしやすい信頼関係の構築もリモートで働く上で重要な要素になります。
スケジュールを積極的に共有する
テレワークでは、スケジュールを積極的に共有することが重要です。共有することで、チームメンバーは互いの予定や作業進捗を把握しやすくなり、調整や協力がスムーズに行えます。弊社ではGoogleカレンダーを共有しており、メンバーの業務把握とMTGの調整にも役立っています。
仕事の成果を小まめに報告する
テレワークでは仕事の成果を小まめに報告することが大切です。報告を通じてチームの進捗状況を把握し、効率的な業務遂行を図ることができます。また、信頼関係を築くためにも報告は重要です。上司やチームメンバーが自分の成果を確認できることで信頼感が生まれ、円滑なコミュニケーションが促進されます。さらに、小まめな報告は自己管理にも役立ちます。自分の進捗状況を意識することで目標に向かって努力することができます。
弊社では、月に1回全体会議を行い、他部署がどんな仕事をしているのかの共有をしています。その他にもチーム単位で定期的にMTGを行うようにしています。出勤日には日報を書き、週の終わりにはMVPを選び、みんながどんな仕事をして活躍しているのかを知ることができます。
Web会議はお互いの顔が見えるように行う
ビデオ通話やWeb会議を活用する際には、カメラをオンにしてお互いの顔が見えるようにし、よりリアルなコミュニケーションを心がけましょう。顔を見ることで相手の表情や仕草から情報を得ることができます。これにより、コミュニケーションの齟齬を防ぎ、より明確な意思疎通が図れます。また、顔が見えることで参加者の集中力を高める効果もあります。Web会議においてお互いの顔が見えることは、コミュニケーションの質を向上させ、円滑な意思決定やチームワークを促進する重要な要素になります。
まとめ
テレワークや在宅勤務ではコミュニケーションの課題がありますが、適切な解決策を導入することで円滑なチームワークを実現することができます。業務状況の可視化や適切なコミュニケーションツールの導入、ルールの策定など、工夫を重ねながら効果的なコミュニケーションを実現しましょう。
引き続きみんなが働きやすいように取り組んでいきます！
