先月はChatGPT活用セミナー講師として富山テレビ様にお声かけいただき登壇させていただきました！
今回は経理・総務部門でChatGPTを使うアイデアを3つご紹介します。
ChatGPTを仕事で活用できると、調べものやテキストの作成にかかる時間を半分以下に短縮することも可能です。
ChatGPTなどのAIの力を経理・総務部門にも取り入れ、アナログな業務を改善し作業にかかる時間を減らしましょう。
今回はChatGPTをほとんど使ったことがない人に向けての記事となっております。
この記事でChatGPT活用の初めの一歩を踏み出していきましょう！
目次
ChatGPTとは？〜初心者が知っておくべき基本〜
まずはかんたんに、ChatGPTの概要をお話しします。
ChatGPTとは、OpenAIという人工知能の研究所によって開発された、
入力文に対して人間のように回答してくれるAI(チャットボット)です。
膨大な情報を元に学習しているので、どんな回答にも瞬時に回答してくれます。
個人・企業を問わず、さまざまな場面で活躍すると調べものやテキストの作成にかかる時間を短縮できたり
自分では思いつかなかった新しいアイデアを提案してくれたりします。
ChatGPT活用のカギ
ChatGPTを最大限に活用するためには、適切な”プロンプト（入力文）”がカギです。
ChatGPTにどのようなプロンプトを与えるかによって、生成される回答の精度が大きく変わります。
ChatGPTは「ある文章が書かれたとき、次にはどのような文章が書かれるか」という確率を予測します。
例えば『空は』という単語の後には『青い』という単語が続く確率が高いように、
ChatGPTの回答は「こういう文章だからこういう回答を求めているのだろう」と確率論的に予測する仕組みです。
そのため、ユーザーが入力する文章、つまりプロンプトが曖昧だと、質問の意図をうまく汲み取れず、
結果として求めていた回答と違うものが返ってくるケースが発生します。
ChatGPT活用アイデア3選【経理・総務編】
それではバックオフィス部門の方が、ChatGPTを使って業務効率化するアイデアを3つご紹介します。
ムダな業務を見直すアイデアを出してもらう
ChatGPTは、新しいアイデアを生み出すのが非常に得意です。
まずChatGPTに慣れるためにも、経理部門のアナログな業務を改善するアイデアを出してもらってみましょう。
「誰に聞けばいいかわからない」、「何を聞けばいいのかわからない」デジタルの悩みを解決する方法を一緒に考えてくれるはずです。
プロンプト入力例
あなたは、社内DXの専門家です。
経理や労務総務人事の職種の主なタスクに関して、何割程度の業務効率化が可能かどうかと、その実現方法の例を示してください。
AI回答サンプル
ポイント
回答の中で気になった業務効率化のアイデアがあれば、
その先のフローを考えてもらったり、わからない単語の意味を質問してみましょう。
続きの回答
今までの手動でしていた業務を自動化できる新しいアイデアで
仕事を早く終わらせることができるかもしれません。
Excelで勤怠管理をするシートを作ってもらう
では次のアイデアです。
少人数の会社では、タイムカードとエクセルで勤怠管理をすることが多いのではないでしょうか。
そして、月末になると、タイムカードとExcelのデータが一致しているか確認する作業がありませんか？
そんな雑務時間を削減するために、ChatGPTに簡単なExcel勤怠管理表を素早く作ってもらいましょう。
プロンプト入力例①
労務部門で働くことになりました。
社員が勤怠や有休などを確認できる、セルフサービスのポータルをスプレッドシートで作成する手順を教えてください。
AI回答サンプル①
プロンプト入力例②
下記の列で社員5名と想定してサンプルデータを作成してください。
有給休暇残数は「10-申請済み有給休暇」で計算する関数を作成してください。
社員名 社員番号 勤務日 出勤時間 退勤時間 有給休暇残数 申請済み有給休暇
AI回答サンプル②
ポイント
Excel関数作成が難しい方でも、いちからシートを作る時間を短縮できるかと思います。
会社で利用できる補助金を探してもらう
補助金情報を集めるにはたくさんの時間がかかるので、後回しにしてしまうことも多いですよね。
ChatGPTは情報収集も非常に得意です。
補助金を理解するための情報をChatGPTに集めてもらい、短い時間で理解できるように要約してもらいましょう。
※この方法にはGlarityというChromeのプラグインが必要です
Glarityとは、ChatGPTを使ってGoogleの検索結果やYouTube動画を
一発で要約してくれる無料の拡張機能です。
プロンプト入力例
Glarityのプラグインを追加した後、Googleで「中小企業 補助金 2023」と検索します。
検索結果の右側に表示されているのが、Glarityです。
Glarityは中小企業が2023年に活用すべき補助金情報をまとめ、要点を教えてくれます。
要約後は、ChatGPTが自動で次の質問を考えてくれます。
今回は「事業再構築補助金の補助上限金額と補助経費の範囲」を質問してみました。
追加で気になってことを質問してみます。
概要を把握できたら、最後に募集要項が記載されてるページも教えてもらいそのままサイトにアクセスすることができます。
ポイント
補助金の概要を把握するまでにかかった時間は約5分です。
Chat
GPTとその拡張機能を使って、上手に時短する使い方はとても有用だと思います。
プラグインをインストールする方法はこちらをご覧ください。
まとめ
AIができることを人間の代わりにやってもらうことで、仕事の負荷を軽減し、ムダな業務を省くことができるでしょう。
ただし、ChatGPTの限界も理解しておくことが重要であり、人間の判断が必要な部分は適切に対応していくことが大切です。
エッコではChatGPTビジネス活用セミナーを定期的に開催しております。
「講師として来て欲しい！」という企業の方がいらっしゃいましたらEOCの公式LINEからお問い合わせください。
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