社会人になる人や、転職・部署異動などで新しい環境に飛び込む人が増える時期ですね。
未経験で飛び込んだエッコへの入社当時は、全くと言っていいほどビジネススキルがなかった私。
まだまだ成長途中ではありますが、あれから数年経ち、指導する側になって改めて
「教えてもらってよかったな」と思う3つのスキルを紹介します。
どの仕事にも役に立つスキルだと思うので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
ビジネススキルとは
ビジネススキルとは、仕事における技術や能力のことを指します。
ハーバード大学教授のロバート・カッツ氏は、
ビジネススキルを次の3つに分類できると言っています。
- テクニカル・スキル
- ヒューマン・スキル
- コンセプチュアル・スキル
階級が上がるにつれてテクニカル・スキルの重要度が相対的に下がり、
コンセプチュアル・スキルとヒューマン・スキルの重要度が高まると考えられています。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
テクニカル・スキル
一人で業務を遂行するために必要なスキルを指します。
業務遂行能力とも呼ばれ、主に現場で働く人に求められるスキルです。
Webディレクターの場合、Webサイトへの理解やプロジェクト管理力、
企画力、マーケティングの知識などが挙げられます。
新卒や未経験の業種で働く人は、インプットとアウトプットを
ひたすら繰り返して、まずここを身に付けていきましょう。
キャリア採用の場合、このスキルを買われて採用されることになると思います。
ヒューマン・スキル
円滑で良好な対人関係を築くために必要なスキルを指します。
いわゆるコミュニケーション力です。
その他にも提案力やヒアリング力といったクライアントに対するものだけでなく、
コーチングといった社内でのコミュニケーションに必要なスキルもあります。
そのため、階級が上がるにつれて重要度が増してくると考えられます。
コンセプチュアル・スキル
概念化能力とも呼ばれるこのスキル。
概念化とは、物事を抽象的な概念として捉え直すことです。
一見散らばっている情報から共通項を見出し、複雑化しているものを一つの概念として捉えます。
このスキルは、チームをまとめたり、組織全体の課題抽出や生産性向上などの目的で
重視されているため、管理職や経営陣に最も必要なスキルと考えられます。
ビジネススキルが必要な理由
雇い主である会社が、何の対価としてお金を払うかと考えると、
与えられた役割を果たすことだったり、成果をあげることだったりするかと思います。
テクニカル・スキルが必要な理由は、
「与えられた役割を果たす」「成果をあげる」ためかなと。
社会人として必要最低限持っておきたいスキルです。
また、働く理由として「お金をもらうため」という方も多いのではないでしょうか。
対価である給与を増やしていくためには、
役割を果たす ▶ 成果を上げる ▶ 評価される ▶ 昇格する ▶ 給与が増える
という仕組みなので、ここで階級が上がるにつれて重要度が増してくる
ヒューマン・スキルやコンセプチュアル・スキルが必要となってきます。
「ビジネススキル」という言葉だけ見ると、
堅苦しく感じてしまったり、そこまで仕事頑張る気ない！みたいに思ってしまったりするかもしれませんが、
ヒューマン・スキルにおいては特に、人と関わりながら生きていく上で必要なスキルです。
仕事も人と関わりながら進めていくもので、一人でできることは少ない。
ビジネススキルは、仕事を通して自分の人間力を高めていくために必要、
その付加価値として昇格や昇給があるのではないかなと思っています。
新入社員に役立つ3つのスキル
ではここで、私が実体験としてとっても大事だと感じる3つのスキルを紹介します。
中堅でもできてない人はいるので、新入社員でこれができれば
周りと差がつけられること間違いなしです！
1. 質問スキル
わからないことが多ければ多いほど、質問する機会も多いでしょう。
「〇〇はどうすればいいですか？」
「クライアントに〇〇と言われたのですが、なんて返せばいいですか？」
など、入社時はもちろん、業務を進めていく過程で質問はつきものです。
その時にどうやって質問していますか？
自分で勝手に進めず、確認を取ることは素晴らしいです。
ただ、これで先輩や上司から答えをもらうだけだと、自分で考える力が身につかず、
答えをもらわないと自分で業務を進められなくなってしまいます。
また、自分の業務がある先輩や上司に考えさせ、時間を使わせてしまうことにも繋がります。
そのため、質問するときは【状況】【目的】【選択肢】【自分の考え】を明確に伝え、
その上で質問をすることが大切です。
【例】クライアントからへの対応に関する質問
クライアントから「〇〇を〇〇してほしい」と依頼がありましたが、
そうすると〇〇（懸念事項）になってしまいます。
現状だと〇〇のため、〇〇したいそうです。
その場合、以下の2つの対応方法が考えられると思います。1. （対応方法A）
2. （対応方法B）〇〇（理由）なので、私は1の方がいいと思いますが、いかがでしょうか？
このように質問すれば、回答する側はそこまで時間をかけずに回答することができ、
自分で考えることにより、今後一人で対応できるようになるための思考力も身につきます。
これはクライアントに対しても同じで、考えることが「提案力」に繋がるのです。
2. スケジュール管理スキル
多くの社会人は、自分のスケジュールは自分で管理する必要があります。
「スケジュール管理」と一口に言っても、
結局は「やるべきことを、やるべきときにやる」ことができればokなのですが、
次に挙げるの3点の精度をどれだけあげられるかだと思ってます。
タスクの細分化
1つのタスクを、できれば1時間、長くても2時間以内に終わらせられるまで細分化します。
タスクを細分化することで、やらなければいけないことと作業時間が明確になり、
どこかでつまづいて作業が間に合わなくなる場合も、早めに気づくことができるようになります。
タスクに関わる人を洗い出す
細分化したタスクが、自分以外の誰の予定に影響するのかを洗い出します。
例えば、自分が作った提案を誰かに確認してもらう場合、
忙しそうな先輩なのか、すぐ確認してくれそうな上司なのか、
提案先のクライアントは、担当者なのか、決済権がある社長なのか、といったように
誰の予定に影響するかによって、スケジュールは変わってきます。
ここを見誤るとスケジュールがどんどん後ろ倒しにずれ込んでいくので、
しっかりと洗い出すようにしましょう。
タスクをスケジュールに落とし込む
タスクにそれぞれ期日と作業日を設定し、カレンダーに落とし込みます。
期日は最終期日として、作業日はどのように設定すればいいのでしょう。
スケジュール管理苦手な人がやりがちなのは「期日を作業日に設定する」です。
そのように設定すると、確認や修正があった場合に時間が足りなくなってしまいますし、
体調不良でお休みした場合は確実に間に合わなくなります。
作業日は「タスクに関わる人」の予定を逆算し、最終期日の前日には作業が完了するように設定しましょう。
【例】期日が20日だった場合
・作業日：15日
・確認日：16日
（修正があった場合の修正・確認に1 – 2日）
・完了日：19日（期日前日）
予め確認してほしい日を相手に伝え時間を確保してもらえれば、スムーズに進めることができます。
3. 準備スキル
営業やプレゼンはもちろん、打ち合わせ、電話など、
人と関わる前に何も準備していないのと、しっかり準備しているのでは大違いです。
相手ができる人であればあるほど、その場で作り上げた上部だけの言葉は見破られます。
経験が長い人はこれまでの実体験を元に話すことができるので、
段々と準備スキルより応用スキルの重要度が増してくるのですが、
新入社員のうちは、ひたすら準備です。
自分が自信を持って進められるように、
人の時間を無駄遣いしないようにするために、
可能な限りしっかり準備をしましょう。
準備とは、具体的に何をすればいいのでしょうか。シーン別にみていきます。
営業・プレゼンの場合
相手の企業について、調べられることはとにかく調べましょう。
あなたの会社に営業がきたとき、
あなたの会社のことをよく知らずに自社サービスの長所を延々と話してくる営業Aと
あなたの会社の悩みに合わせてサービスを提案してくれる営業B、
あなたならどちらに依頼したいですか？
もちろん、営業Bと答える人が圧倒的に多いと思います。
実際に話をしていく中で慌てることのないよう、
相手の企業についてしっかり調べてまとめておくことが大切です。
提案やプレゼンに使う資料づくりに関しては、ここで書くと少し長くなってしまうので、
またの機会に詳しくまとめます。
打ち合わせの場合
進行中プロジェクトの打ち合わせや社内のミーティングなど
たとえ30分の打ち合わせでも、予めアジェンダがあるのとないのでは
進行のスムーズさが全く違います。
そのため、事前に必ず議事録を作成しましょう。
議事録を作成することで、打ち合わせで話さないといけないことや決めないといけないこと、
そのために用意しておくべきことなどを明確にし、
打ち合わせの参加者に共通認識を持たせることができます。
議事録の書き方はこちらの記事に詳しく書いているので、気になる方は読んでみてください。
電話の場合
例えば自分宛に電話がかかってきて対応できなかった時、
何も考えずに折り返してしまうことはありませんか？
メールの途中で電話がかかってきた場合は、メールの内容を読み返す、
進行中のプロジェクトがある場合は、スケジュールや作業ファイルを開く、
電話の内容をメモできるよう、手元にペンとメモを置く・メモアプリを開くなど、
1分で終わる準備をするだけで、あたふたせずスムーズに電話対応することができます。
しかしこの場合は準備にあまり時間をかけすぎてもよくないので、気をつけましょう。
大切なのは「考えて行動する」こと
3つのビジネススキルと、私が紹介した3つのスキルに共通しているのは
「考えて行動する」ということです。
仕事をする上で、何も考えずに与えられた業務をこなしている人と、
どうしたら相手のためになるか、どうしたら効率化できるか、など
考えながら業務をこなしている人では、
挙げられる成果や生産性が大きく変わってきます。
最初は目の前の業務をこなすだけで精一杯かもしれませんが、
「考えて行動する」ことを意識付けできれば、いずれそれが習慣になるので、
少しずつ取り組んでみてもらえるといいなと思います！
ずっと考えてると頭がパンクしてしまうので、時々瞑想して頭を休ませてあげてくださいね。
