こんにちは。エッコのWebディレクター兼議事録のプロ、いなばです。
新入社員は必ずといっていいほど任される議事録係。
最初は何をまとめればいいか意味不明だし、会議に追いつけなくなるし、パニックになりますよね。
そんなあなた、大丈夫です。議事録なんて、コツさえ掴めばなんともない業務です。
今回は、月に何度も打ち合わせをするWebディレクターの私が、褒められる議事録の書き方を教えちゃいます。
目次
ビジネスシーンにおける議事録の重要性
議事録は、言わば備忘録。
会議の参加者だけでなく参加していない人に対しても、会議の内容を「記録」として残すことが、議事録をとる目的です。
記録である以上、かなり時間が経ってから読み返すことも考えられるので、
- どんな議題が
- どのような経緯で
- どう決定したのか
を簡潔にわかりやすくまとめることを心がけましょう。
記録がないと、また同じようなことを議題に話さなければいけなくなったり、
伝言ゲームのようにどんどん内容が変わって人に伝わったり、
言った言わないでもめたり、、というトラブルが起きることも。
議事録をとることは、様々なリスク回避にもなります。
議事録のプロ！いなばが教える書き方のコツ3選
私は「とりあえずメモをとってあとでまとめる」ということをしませんし、おすすめもしません。
そんなことしてる時間めちゃくちゃもったいない、、
議事録は、書きながらまとめるのが鉄則です！
では、書きながらまとめるためにはどうしたらいいのか、
いなばが教える書き方のコツ3つを解説していきます！
事前準備をしっかりする
褒められるような議事録を書くためには、褒められるような準備が必要不可欠です。
準備といっても、やることは一つ。
それは、、
アジェンダを書くこと
です！
議事録にアジェンダを書くことで、会議の進め方や議事録のとり方がめちゃくちゃ効率よく、かつスムーズになります。
アジェンダとは
デジタル大辞泉では、以下のように載っています。
- 計画。予定表。議事日程。協議事項。特に、政治・政策的な分野で、検討課題、行動計画、の意で用いることが多い。
- スケジュール帳。備忘録。
- 教会の礼拝定式。
出典：デジタル大辞泉（小学館）
ビジネスシーンにおけるアジェンダでは、会議の進行表のようなものです。
「どういう流れ」で「どういう議題」について「何を参照」しながら「どういう内容を話す」のかということを、
簡潔にまとめられるといいかなと思います。
事前準備の例
例えば、サイト制作時のTOPデザイン・下層ラフ確認時のお打ち合わせ用の議事録は、以下のようになります。
階層を分けて、見出しには見出しのスタイルを使用すると、見やすくなります。
（Googleドキュメントでは、見出しを使用すると目次が生成されるので便利です！）
準備したこの議事録に、当日の発言や決定事項などを書き込んでいきます。
決定事項にハイライトを入れると、ぱっと見でわかりやすくなるのでオススメです！
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議事録に書くのは重要な部分だけ
全ての発言を書こうとすると、話に追いつけなくなって、重要な部分を聞き逃すことになります。
基本は、話を聞く。
その中でも議題の決定を左右するような発言や、実際の決定事項に関してのみ議事録に書くようにしましょう。
どこが重要かわからない新入社員さんへ
新入社員の時は、話に追いつくのに必死で、そんなことわからないですよね、、
新入社員のうちは、「議事録をとる」ということになれるために
「まずは全部メモして、あとでまとめ直す」ということもやってみた方がいいと思います。
大事なのは、その時の話の聞き方。
「議題の決定を左右するような発言」「実際の決定事項」を意識して聞くように心がけていると、
それを繰り返していくうちに、どこが重要か、話を聞いている瞬間に判断できるようになります！
ただメモをとるだけでなく、意識して話を聞くことが大切です。
「いつもメモが追いつかない！」という方はこうしよう
一番いいのは、タイピングのスピードを上げることです。これ絶対。
私は小学生の頃からタイピングが得意で、速度・正確性共に学年1位だったので、
メモが追いつかないことも、あとから議事録をまとめ直すこともないです。
これが本当に効率よくて、めちゃくちゃ時短になります。
でもやっぱり苦手な人も、経験不足で早くできない人もいると思うので、
そういう人は「ICレコーダー」を用意しましょう。
Zoomではレコーディング機能があるので、それを使うのもいいと思います。
ただマナーとして、録音・録画は予め参加者に承諾を得るようにしましょう。
不要なトラブルは未然に防ぎましょうね。
議事録に発言者は書く？書かない？
大人数が参加する打ち合わせは、絶対に書いたほうがいいです。
人の記憶は曖昧なので、「言った言わない問題」は絶対起こります。
ひとつひとつに名前を入れると読みづらくなるので、私は議事録の先頭に入力する参加者名にアルファベットを振って
文章の末尾に［］で入力するようにしています。
すっきりきれいに見やすくまとめるのも、褒められる議事録を書くコツです。
すぐ使える議事録テンプレート
それでは最後に、私が使っている議事録のテンプレートを、今回特別にご紹介します！！！！！
議事録テンプレート >>
メニューのファイル > コピーを作成からコピーして使用してくださいね。
定例会議では、スプレッドシートで議事録作る方が管理しやすいのですが、
スプレッドシートのテンプレートはまたの機会にご紹介しようと思います。
まとめ
エッコで議事録のプロと呼ばれるいなばが、議事録の書き方について解説してみました！
最初はうまくいかないこともあるかもしれませんが、必要以上に怖がったり、苦手意識を持ったりせず、
何度もチャレンジして経験を積むことが、一番の上達の秘訣です。
まずは小さな社内会議から実践していって、ご自身の成長に繋げてもらえるといいなーと思います！
