こんにちは。エッコのWebディレクター兼議事録のプロ、いなばです。

新入社員は必ずといっていいほど任される議事録係。
最初は何をまとめればいいか意味不明だし、会議に追いつけなくなるし、パニックになりますよね。

そんなあなた、大丈夫です。議事録なんて、コツさえ掴めばなんともない業務です。

今回は、月に何度も打ち合わせをするWebディレクターの私が、褒められる議事録の書き方を教えちゃいます。

 

ビジネスシーンにおける議事録の重要性

議事録は、言わば備忘録。
会議の参加者だけでなく参加していない人に対しても、会議の内容を「記録」として残すことが、議事録をとる目的です。

議事録をとる

記録である以上、かなり時間が経ってから読み返すことも考えられるので、

  • どんな議題が
  • どのような経緯で
  • どう決定したのか

を簡潔にわかりやすくまとめることを心がけましょう。

記録がないと、また同じようなことを議題に話さなければいけなくなったり、
伝言ゲームのようにどんどん内容が変わって人に伝わったり、
言った言わないでもめたり、、というトラブルが起きることも。

議事録をとることは、様々なリスク回避にもなります。

 

議事録のプロ!いなばが教える書き方のコツ3選

私は「とりあえずメモをとってあとでまとめる」ということをしませんし、おすすめもしません。
そんなことしてる時間めちゃくちゃもったいない、、

議事録は、書きながらまとめるのが鉄則です!

では、書きながらまとめるためにはどうしたらいいのか、
いなばが教える書き方のコツ3つを解説していきます!

 

事前準備をしっかりする

褒められるような議事録を書くためには、褒められるような準備が必要不可欠です。
準備といっても、やることは一つ。

それは、、

アジェンダを書くこと

です!

議事録にアジェンダを書くことで、会議の進め方や議事録のとり方がめちゃくちゃ効率よく、かつスムーズになります。

アジェンダとは

デジタル大辞泉では、以下のように載っています。

  1. 計画。予定表。議事日程。協議事項。特に、政治・政策的な分野で、検討課題、行動計画、の意で用いることが多い。
  2. スケジュール帳。備忘録。
  3. 教会の礼拝定式。

出典:デジタル大辞泉(小学館)

ビジネスシーンにおけるアジェンダでは、会議の進行表のようなものです。

「どういう流れ」で「どういう議題」について「何を参照」しながら「どういう内容を話す」のかということを、
簡潔にまとめられるといいかなと思います。

事前準備の例

例えば、サイト制作時のTOPデザイン・下層ラフ確認時のお打ち合わせ用の議事録は、以下のようになります。

アジェンダ

階層を分けて、見出しには見出しのスタイルを使用すると、見やすくなります。
(Googleドキュメントでは、見出しを使用すると目次が生成されるので便利です!)

準備したこの議事録に、当日の発言や決定事項などを書き込んでいきます。

追記

決定事項にハイライトを入れると、ぱっと見でわかりやすくなるのでオススメです!

 

議事録に書くのは重要な部分だけ

全ての発言を書こうとすると、話に追いつけなくなって、重要な部分を聞き逃すことになります。

基本は、話を聞く

その中でも議題の決定を左右するような発言や、実際の決定事項に関してのみ議事録に書くようにしましょう。

どこが重要かわからない新入社員さんへ

新入社員の時は、話に追いつくのに必死で、そんなことわからないですよね、、
新入社員のうちは、「議事録をとる」ということになれるために
「まずは全部メモして、あとでまとめ直す」ということもやってみた方がいいと思います。

大事なのは、その時の話の聞き方。

「議題の決定を左右するような発言」「実際の決定事項」を意識して聞くように心がけていると、
それを繰り返していくうちに、どこが重要か、話を聞いている瞬間に判断できるようになります!

ただメモをとるだけでなく、意識して話を聞くことが大切です。

「いつもメモが追いつかない!」という方はこうしよう

一番いいのは、タイピングのスピードを上げることです。これ絶対。

私は小学生の頃からタイピングが得意で、速度・正確性共に学年1位だったので、
メモが追いつかないことも、あとから議事録をまとめ直すこともないです。
これが本当に効率よくて、めちゃくちゃ時短になります。

でもやっぱり苦手な人も、経験不足で早くできない人もいると思うので、
そういう人は「ICレコーダー」を用意しましょう。

ICレコーダー

Zoomではレコーディング機能があるので、それを使うのもいいと思います。
ただマナーとして、録音・録画は予め参加者に承諾を得るようにしましょう。

不要なトラブルは未然に防ぎましょうね。

 

議事録に発言者は書く?書かない?

大人数が参加する打ち合わせは、絶対に書いたほうがいいです。
人の記憶は曖昧なので、「言った言わない問題」は絶対起こります。

ひとつひとつに名前を入れると読みづらくなるので、私は議事録の先頭に入力する参加者名にアルファベットを振って

参加者

文章の末尾に[]で入力するようにしています。

名前の入力

すっきりきれいに見やすくまとめるのも、褒められる議事録を書くコツです。

 

すぐ使える議事録テンプレート

それでは最後に、私が使っている議事録のテンプレートを、今回特別にご紹介します!!!!!

議事録テンプレート >>

メニューのファイル > コピーを作成からコピーして使用してくださいね。

コピーを作成

定例会議では、スプレッドシートで議事録作る方が管理しやすいのですが、
スプレッドシートのテンプレートはまたの機会にご紹介しようと思います。

 

まとめ

エッコで議事録のプロと呼ばれるいなばが、議事録の書き方について解説してみました!

最初はうまくいかないこともあるかもしれませんが、必要以上に怖がったり、苦手意識を持ったりせず、
何度もチャレンジして経験を積むことが、一番の上達の秘訣です。

まずは小さな社内会議から実践していって、ご自身の成長に繋げてもらえるといいなーと思います!