こんにちは、経理の伊藤です。
テレワークが働き方の一つになった今日、出社しないと対応できない紙のやり取りを減らしたい！という企業が多いと思います。
中でも契約書は収入印紙を購入し、郵送で送付、お客様に記載・ご返送していただき、届いた契約書を保管、などといった会社でしかできない作業が多い業務ではないでしょうか。
企業によっては届いた契約書をスキャンしデータでも保管、原本も保管、といった業務も含んでいませんか？
しかし、電子契約はインターネット環境さえあればどこでも、いつでも対応できます。
また、収入印紙の購入も不要、費用もぐっと抑えることができるfreeeサインというツールがあるので
本日は弊社も導入しているfreeeサインについてご紹介したいと思います！
目次
「freeeサイン」とは？
freeeサインとは、文書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスを
freeeサイン１つでオンライン完結する電子契約サービスのことです。
運営会社について
freeeサイン株式会社が運営しています。
※2022年8月に株式会社サイトビジットの社名から変更しています。
freee会計やfreee人事労務などを運営しているfreee株式会社が70%出資している子会社になります。
連携できるサービス
freeeサインは様々なサービスと連携して使用することができます。
freee受発注
freee受発注で見積依頼 → 見積作成 → 発注作成 → 発注依頼 と回し、
freeeサインで発注を受けた内容に対しての契約書作成 → 送付 → 締結 → 契約書保管
と連携することが可能です。
Kintone
freee for Kintoneを使用してKintoneと連携することが可能です。
具体的には契約書テンプレートごとのアプリをKintoneで作成、
アプリ上で作成したレコードから文書作成・送信が可能です。
「freeeサイン」の機能概要
次にfreeeサインの機能についてご紹介していきます。
電子署名
電子契約では「電子サイン」と「電子署名」の2つがあります。
イメージとしては電子サインの一種として電子署名があり、
電子署名はより厳格に本人性・非改ざん性を担保した電子サインの方法となります。
（詳しくはfreeeサインのサイトにて解説があります）
相手によってはまだ電子契約に慣れていない、電子契約に対して心配がある
という方もいると思うので、より法的効力が高い電子署名対応なのは安心ですね。
タイムスタンプ
セイコーソリューションズ株式会社およびアマノセキュアジャパン株式会社の「認定タイムスタンプ」を利用しています。
タイムスタンプがあることで、締結した契約書データの改ざん有無を強力に証明することが可能です。
文章作成
よく使用する契約書のひな型をfreeeサイン内に登録することが可能です。
お客様に入力していただく部分だけ空白にし登録をすれば、
簡単に契約書を送付することが可能です。
また、freeeサイン外で作成した契約書であればPDF、PowerPoint、Excel、Wordと
さまざまなファイルで送付することが可能です。
文章管理
フォルダを作成し、フォルダごとに締結した契約書を管理することが可能です。
また、freeeサイン外で契約をした契約書であってもスキャンデータをアップすることで
freeeサインフォルダ内で管理することが可能です。
過去に締結した書類も一元管理できるのは助かりますね。
「freeeサイン」の料金
料金は下記の通りです。（2023.2月現在）
| 無料プラン | Lightプラン | Light Plusプラン | Pro/Pro Plusプラン | |
| 金額 | 無料 | 年払い ¥4,980/月
年額 ¥59,760/年 |
年払い¥19,800/月
年額 ¥237,600/年 |
年払い¥50,000〜/月
年額 ¥600,000~/年 |
| 電子サインでの送付 | 0円／通 | 0円／通 | 0円／通 | 0円／通 |
| 電子署名での 送付 | 不可 | 200円／通 | 200円／通 | 200円／通 |
| アカウント数 | 1 | 1 | 6 | 要相談 |
| 送信数 | 1通/月 | 50通/月 | 無制限 | 無制限 |
実際に使用した感想
エッコでは今年の1月よりLightプランにて契約を開始しました。
実際に1ヵ月利用してみて感じたメリットデメリットについてお話いたします。
freeeサインのメリット
①料金が安い
実はエッコでは他の電子契約サービスを利用していたのですが、
基本使用料 + 単価×送信数をお支払いしていました。
しかしfreeeサインでは電子サインを使用して送付すれば送付数に応じての費用は発生せず
基本使用料のみで使用することが可能です。
なので、費用は今までの半分以下になりました。
②PDF以外の契約書を送付できる
エッコの契約書ひな型はWordで作られていることが多く、
WordをPDFに変換して電子契約で送付する、という作業をしていたのですが、
freeeサインはWordやExcel、PowerPointをPDFに変換してくれるので
自分でPDFに変換する作業が減り、作業効率がアップしました。
③有効期限の設定が個別でできる
契約書を送付し締結までの有効期限を設定することができます。
有効期限は送付した日から1週間、2週間、1カ月のいずれかを選択でき、
有効期限を過ぎるとアクセスができなくなります。
有効期限が一律ではなく、契約書ごとに設定できるので便利でした。
④リマインドメールを自動送信してくれる／再送付が楽
ここが私的には一番便利と思ったところです。
契約書の有効期限の切れる4日前・1日前の8時30分頃に署名有効期限についてのリマインドメールが自動送信されます。
また、期限がきれた契約書についてはボタン1つで同じ宛先に送付することができます。
以前使用していたサービスではリマインドメールを送るのは手動で行い、
契約書を再送付する際は契約書アップして、宛先指定をして、と一から送付をしていました。
しかし、freeeサインではリマインドメールは自動送信され、再送付もとても楽になりました。
⑤手厚いサポート
freeeサインでは困った際、メールやチャットに加えて電話でもサポートを受けられることが可能です。
またこのサポートは契約している会社だけではなく、
freeeサインに未加入でfreeeサインを通じて契約書を受け取った相手方も問い合わせをすることが可能です。
私もチャットにて質問した際にはすぐに返事が届き、すぐに問題解決することができました。
また、契約書を受け取った相手方もサポートが受けられるのは安心ですね。
freeeサインのデメリット
①送付先が1アドレスのみ ※Lightプラン、無料プランの場合
1つの契約書をCCで他のアドレスにも送りたい、などの複数承認ができなくなりました。
しかし、Light Plusプラン以降であれば複数承認も可能なので、どうしてもという場合はプランを上げて対応が可能です。
Lightプランでも複数承認できると助かるな、と思っています。
②送付数の制限
Lightプランの場合、月50件までしか送付することができません。
今のところエッコでは困っていませんが、もし1ヵ月50件を超える場合は
翌月に送付をずらす、または1ヵ月単位でプランを上げる必要があります。
まとめ
freeeサインの特徴や機能、また使ってみて感じたメリット、デメリットについてお話いたしました。
まだ紙で契約書関係を行っておりどうにかしたい！と思っている企業さんも
他社の電子契約サービスを使用しており利用料の高さ、使用感に悩んでいる企業さんも
もしfreeeサインにして業務効率向上、経費削減をしてみませんか？
もし無料プランを試してみたい、と思われた方は
freeeサイン公式パートナーのエッコまでお問い合わせください！
お問い合わせ先：https://ecco.co.jp/contact/
