こんにちは、総務の此島です。

早いもので、日本でテレワーク推奨が始まって丸々2年が経とうとしていますね。
テレワークは、どうですか?快適にお仕事できていますか?

私はというと、最初こそ新鮮味があって「なんだ、自宅でも全然仕事できるじゃん!」と思っていましたが、
テレワークが当たり前になるにつれて、何だかやりにくさを感じてモヤモヤ…。
みなさんも、テレワークによってなんとも言い難いモヤモヤを抱えていませんか?

実は、仮想オフィスを導入することで、このモヤモヤを取り除き、心身ともに安定させることができます!

仮想オフィスを導入していることについては、
以前、エッコのコロナ対策をブログでご紹介した際に、ちらっと触れましたね。

というわけで、今回は仮想オフィスについて詳細にお話ししていきます!

そもそも仮想オフィスとは

仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを設置して、実際に出勤している感覚でテレワークを行えるツールです。
レイアウト図の上にアイコンを置いてオフィスを再現するツールや、
3Dの空間でアバターを動かすもの、または音声でのコミュニケーションを中心としたツールなど種類はさまざま。
テレワーク中も社員が共に働いている状況をオンライン上に作ります。

ZOOMやMicrosoft Teams、Skypeといったコミュニケーションツールもその類に分類されるようですが、
今回私が紹介したいのは、オンライン上の仮想空間に疑似オフィススペースを設けるツールです!

仮想オフィスツールでは、執務スペースや会議室などのオフィス空間を再現したレイアウトが表示されます。
アバターや写真をレイアウト上の座席や会議室へ移動させることで、自分の状況を示すことができます。
実際のオフィスを上から俯瞰しているかのような、そんなイメージです。
レイアウト上の自席で仕事をしている社員に話しかけたり、同じ会議室でミーティングをしたりと、
オフィスのようにメンバーと同じ空間にいる感覚で仕事をすることができるんです。

テレワークの必須アイテム!仮想オフィスのメリット・デメリット

テレワークを導入による発生する課題

テレワークが浸透する中で、コミュニケーション不足や社員の孤独感などの課題が発生しています。
私はこの課題を、冒頭で「モヤモヤ」と表現しましたが、具体的にはどんなことが挙げられるでしょうか?

東京都産業労働局「多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)結果報告書」
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/01_telework_tyousa.pdf

総務省「令和2年情報通信白書」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd123210.html

これはテレワークのデメリットをまとめた統計資料です。
テレワークになったことで、
・コミュニケーションが取りづらい
・他のメンバーの動きが見えづらい
・仕事の相談がしにくい

・報告、連絡、相談に苦労する
といった課題を抱えていることがわかります。

そして、これらの課題が引き金となって、「テレワーク鬱」という心の病気が急増しているそうな…
企業は積極的に予防策を講じる必要があります。

仮想オフィス導入で実現できること

そんな状況を改善する取り組みとして、業務効率化やコミュニケーション活性化を促す「仮想オフィス」が注目されているんです。
仮想オフィスを導入することで、具体的にどのような効果が期待できるのでしょうか。

仕事の状況を可視化できる

仮想オフィスは、テレワーク中にメンバーの勤務状況を把握しづらいという課題を解決できます。
社員が常にログインしている状態のため、レイアウトを確認することで、
自席で作業中、会議中等の勤務状況を一目で把握できるんです!

稼働中・離席中・集中タイムというアイコンが設定できる機能もあったりしますよ。

この人はちゃんと働いているのか…?上司に仕事をしていることが伝わっていないのではないか…?という不安を解消することにもつながります。

相手に話しかけやすい

相手の状況が把握しやすいということは、実際のオフィスにいる時と同じように相手に合ったタイミングで話しかけることができます。
WEB会議を実施するほどではない内容でも、気軽に相談ができるのが仮想オフィスのメリットです!
捕まえにくい社長やリーダーを、打ち合わせが終わったと同時に「ちょっといいですか?」と、声掛けもできます。

気軽にweb会議が始められる

いつ空いているか予定を聞いて、web会議のURLを発行して(あるいは電話をかけて)…という、
ちょっと話すだけのためにこの一連の流れを行う必要がありません!
相手の予定を聞いてから連絡する非効率や連絡の入れ違いがなくなるため、コミュニケーションの効率化を図れます。

サクッと、話しかけたい人のところへトコトコ移動して、「ねえねえ」と気軽に話しかける。
まるで現実世界でオフィスで話しかけるみたい。とっても話しかけやすくなりました。

孤独感が解消できる

テレワーク中の孤独感を解消できるのも、仮想オフィスのメリットです。
自宅などでひとりで仕事をしていると、メンバー間のつながりに対する意識や、仕事へのモチベーションが下がってしまうこともあります。
仮想オフィスではメンバーが共に働いていることが可視化できるため、社員の一体感を生むことができます。
また、リアルタイムで相談している周りの声が聞こえる機能もあり、メンバーと一緒にいる感覚で仕事ができます。
出社時のように仕事以外の雑談がしやすくなることも、孤独の解消につながります。

オフィス勤務でもなかなか味わえなかった謎の一体感が感じられ、テレワークの孤独感も緩和されました!

業務効率化が図れる

仮想オフィスは生産性の点でもメリットがあります。
仮想オフィスに出社することで、テレワーク中もオン/オフを切り替えやすくなり、常時ログインするため仕事に集中しやすくなります。
自宅にいるけど、オフィスにいるような、程よい緊張感

また、テキストコミュニケーションが減ることで業務効率が上がりました。
相手の状況がわからないと、話しかけて良いかわからず、
気を使ってテキストベースで聞く→相手もテキストベースで返す→細かいニュアンスを伝えるために文章がどんどん長く…
(あれ?これ直接話したら1分で終わったんじゃない?)なんてことになりがち。
細かな相談や調整をしながら仕事を進めることができるため、テレワークの生産性向上も期待できます。

チャット、WEB会議機能、画面・資料共有ができる

仮想オフィスは、会社の空間を再現するだけでなく、チャットや通話、WEB会議などができるコミュニケーション機能もあります。別のWEB会議ツールと連携できるサービスもあるため、仮想オフィス導入前と同じコミュニケーションツールを使い続けることも可能です。

メンバー間で画面や資料を共有できる機能もあります。
資料を確認してもらいたいときや、資料を見ながら打ち合わせがしたいときなどに便利です。
画面共有機能があるWEB会議ツールを使わなくても、同じ資料を見て会話ができます。

仮想オフィスでもデメリットはあります

ITスキルによっては使いこなせない可能性も

ITツールを使い慣れない人や経験の浅い人にとっては、仮想オフィス中心の仕事が負担になることもあります。
仮想オフィスに抵抗がある人もスムーズに使い始められるように、
導入への説明や研修、また使い方のサポートを行える体制の整備が必要です。

仕事を監視される感覚

仮想オフィスでは、社員の勤務状況が常時可視化されます。
また、在席管理や、カメラで社員の顔を映す機能によって監視される感覚に陥る可能性もあります。
仮想オフィスの機能が必要な理由やメリットを十分に説明する、または仮想オフィスの試用期間を設定するなどして、
社員の理解を得るための対応を行いましょう。
カメラ機能はオフにするなど、社員の要望に応じて使い方を工夫することも不可欠です。

月額使用料がかかる

仮想オフィスツールには月額使用料がかかる点にも注意が必要です。
ユーザーひとりあたりの料金設定があるツールや、社員規模に応じたプランを設定しているツールなど、料金体系もさまざま。
無料トライアルプランを設けているサービスもあるので、ツールの機能や料金体系をチェックして試した上で、自社に合ったサービスを選びましょう。

PCが重くなる

ブラウザ上で動いているツールだと、特に重くなりがちです。
画面がカクカクした動きになったり、音声が途切れたり、カメラが映らなかったりすることが稀にあります。
色々なツールを同時に起動させないことや、仮想オフィスのツール選定時に比較的軽量なものを選ぶと良いでしょう。

エッコでの導入事例のご紹介

仮想オフィスのツールとルール

エッコが利用している仮想オフィスは、「oVice」です。
オフィス以外に、カンファレンスやスクール、イベントといった用途で多方面で利用者が多いみたいです。

ここからは、仮想オフィスの導入に成功しているエッコの事例を1日の流れに沿ってご紹介します!
(個人情報の関係上、画像を一部加工しています)

9:00 出勤
此島、出勤(ログイン)しました!誰もいない…。1番乗りのようです。

左上にある掲示板は、その名の通り掲示板です。クリックすると…

今は、仮想オフィスのルールが記載されています。


少し経つと、続々とメンバーが出勤してきました!
出勤したらメガホン機能を使って、オフィスにいる全員に向かって「おはようございまーす!」と元気よく挨拶します。
オフィスに既にいるメンバーも、メガホン機能で「おはようございまーす」と挨拶を返します。

9:30 始業
エッコはフリーアドレスなので、仮想オフィスでも自分の好きな場所で仕事を開始します。
大体みんな、事業部ごとに固まったりしています。
近くにいる人は会話が聞こえるので、仕事を進めていく上ではやはり集まっている方がスムーズなのでしょう。

右下あたりでは、朝会なのか、2人で打ち合わせが開かれているようです。
画面共有をしているので、認識合わせかな?
此島の距離からは、2人の会話は聞こえてきません。(もう少し近づけば、聞こえるし共有している画面も見れます)

画面共有以外にも、メモやyoutube、Iframeなど様々な機能があるので、
用途に応じて使い分けて上手にコミュニケーションをとっています。

12:30 お昼休憩
この時間帯になってくると、お昼休憩に入る人がちらほら。
休憩に入るときは、下部にあるコーヒーカップボタンを押します。

自分自身から見える画面はこのような感じになります。
オフィスのレイアウトの外側にアイコンが移動するので、メンバーからはオフィスにいないように見えます。
お昼休憩や打ち合わせのような長期不在にする際は、チャット機能を使って周りから分かるようにコメントを残しています。

13:30 午後スタート
お昼休憩から戻ったら、午後のお仕事スタートです。
早速、右上の電話部屋でお客様と電話している人がいますね。
電話するときはここに移動して、他のメンバーから話しかけることがないようにしています。
電話部屋はサイレントモードなので、複数人入室しても音声は聞こえません。


その下にある会議室では、大人数での各事業部の会議が行われたりします。
画面共有やカメラ機能でお互いの顔がみれるので、コミュニケーションがしやすいですよ。
鍵機能もあるので、内密にしたい内容の打ち合わせもできます。

16:30 終業・退勤
そろそろ退勤の時間です。
終わったら、出勤時と同様、メガホン機能を使って「お先に失礼します!」と挨拶。
メンバーからは「お疲れ様〜」と声がかかります。

そしてログアウト。
自宅にいるけど、出社したなあ〜!という達成感があります。

いかがでしたか?
実際に仮想オフィスがどのように活用されているかおわかりいただけたかと思います。

エッコの社内での感想や評判

実は、仮想オフィスを本格導入する前に、無料版で1ヶ月ほど試行をしました。
その後、従業員に仮想オフィスの使い心地についてアンケートをとりましたので、一部結果をご紹介します。

テレワークにおいて、仮想オフィスがあったほうが便利で働きやすい!という回答が多いですね。

ただ、デメリットでも紹介したように、通信状況によっては重くなったり音声が聞こえなくなったり…ということもあるみたいです。
また、今後も使い続けたいが、ルールを設ける必要があるとの意見もありますね。

このアンケートの結果で好感触だったので本格導入に至ったわけですが、
仮想オフィスに全員いなければ、既存ツールに戻って、元々あったコミュニケーション課題の解決に繋がりませんし、
ルールはメンバー承認の上、トップダウンで導入しないと定着しません。
デメリットや従業員からの意見は大事にして、今後も皆さんが快適に利用できるように、改善策を考えなくてはなりませんね。
身が引き締まります。

テレワークを快適にするDXについてもエッコへご相談ください

ここ数年で一気にテレワークが加速し、コロナ禍でなくとも、こういった働き方がベーシックになってきそうな世の中です。
テレワークで生じるモヤモヤを解消したい…!とお悩みの皆さん、
今こそ、チームワークを活性化して働き方改革を進める仮想オフィスの導入を、検討してみてはいかがでしょうか?

エッコでは、DX、IT活用によるテレワーク環境の相談も承っておりますので、お気軽にご相談くださいね。