皆様こんにちは。
株式会社エッコの太田と申します。
この度、アドビさんの「みんなの資料作成」というPR企画に参加させていただくことになりました。
せっかくなので、我々はWebマーケティングの会社として
資料作成だけではなく、プレゼンが上手くいくノウハウについてもご紹介したいと思います。
「プレゼンを一生懸命やったのに何故か伝わらない」
「お客様に説明してもイマイチ納得してもらえない」
「営業活動が上手くいかない」
こういったお悩みや課題をお持ちの方へ。
この記事はそんなあなたが、自信を持ってプレゼンを行い、しっかり結果が出せるようになるようになる為の手助けをします。
是非、最後まで読んでいただけますと幸いです。
本題に入る前に、まずは本記事の筆者であるわたしの経歴を紹介させてください。
わたしの経歴は、古着の販売職→ミリ波3Dスキャナーの研究開発職→Webコンサルタント
という、言わばビックリ箱のような経歴です。
我ながら目まぐるしいキャリア展開だったなと思いますが、この経歴の中でこそ得られたスキルがあったお陰で、現在はWebコンサルタントとして、企業様のマーケティングのご支援ができているのだと感じています。
まず、古着の販売職で得たスキルは「対話力」です。
古着屋というのは面白いもので本当に様々なお客様がいらっしゃいました。
純粋にファッションで古着を楽しみたい方はもちろん、古着のストーリーに心動かされる方、独自の感性で古着をコレクションする方など、本当に多種多様です。
つまり、多様なお客様のニーズに合わせたコミュニケーションが必要であり
その対話力が今のキャリア形成に繋がっています。
続いて研究開発職ですが、こちらで得たスキルは「論理的な思考力」です。
開発段階では論理的に物事を進める力が必要とされており
もちろん企業様に対して進捗の報告をプレゼンする機会も多数ありました。
専門的な内容をどうやって分かりやすく伝えるかというところがポイントで、これはまさに今の業務でも常に意識しなければいけない為、非常に役立っていると思います。
プレゼンにおいて、複雑な情報を簡潔にまとめ、相手の疑問に対しても矛盾しないよう台本を頭の中で素早く形成する為にも、論理的な思考力は重要なスキルだと感じています。
まとめると、人に納得してもらう為の対話力と、論理的な思考力が今の仕事にも大きく役立っているかなと思っております。
「対話力」にも「論理的思考力」にもちょっと自信がない・・・という方もご安心ください。
弊社のメソッドは非常にシンプルです。
このメソッドを積極的にプレゼンの中に取り入れることによって
「対話力」と「論理的思考力」が鍛えられるとも思っているので、ぜひこれまでの経歴と、現在のコンサルを行う中で身につけたノウハウを皆様にもお伝えできればと思っております。
具体的には、下記の2つのノウハウです。
・プレゼンが上手くいく為の独自の極意
・訴求力を高めるプレゼン資料の作り方
こちらについて詳しく説明していきます。
目次
プレゼンを成功させる為の極意
そもそもプレゼンの成功とは何か
まず、はじめに「プレゼンの成功」とはどういう状況を指すのかを定義しておきましょう。
プレゼンの成功とは、こちらの提案や話に対して「聞き手が納得し、合意してくれた」状況だと考えます。
納得と合意の両方が必須条件です。
どちらか一方でも欠けていたら、成立しません。
納得はしてくれても最終的な合意がされなければダメです。
合意してくれたけど、イマイチ納得していない(そんな状況はほぼ無いですが…)
そんな場合でも、一見成功に見えますが相手は納得していないので後々破綻します。
逆に言えば、プレゼンでは「納得と合意を得る」ことが達成できれば良いのです。
シンプルですよね。
「そんなことは分かっているよ」と思う方もいらっしゃると思うので、もう少し踏み込んでお話しましょう。
相手に納得してもらい、合意を取る際には以下の2つのことが大切だと考えています。
１. 前提条件の合意
２. 論理ファネル
論理ファネルは聞き馴染みのない言葉だと思いますが、独自のメソッドです。
まずは順を追ってそれぞれ説明します。
【ポイント１】前提条件の合意
前提条件の合意ですが、言葉の通り、前提とする条件を最初に擦り合わせるという意味です。
実際のプレゼンや会議には複数の参加者がいることも多く、それぞれが持っている情報や先入観が異なります。
それを放置したまま進むと、最終的に大きなズレが発生します。
こちら側にとって「当然の前提」はついつい端折ってしまいがちです。
しかし、聞いている方は「何の話だろう？」とよく分からないままに聞き続けることになり、最終的には何も納得できずに終わってしまいます。
一般的な社内会議でも、前提条件を説明せずにいきなり話を始める方はたくさんいます。
「今から⚫⚫について報告をします。」
「確認ですが、⚫⚫は以前の会議でこういう結論に至っていましたので進捗を報告します。」
など、前置きが無いと何の話かさっぱり分からないことが多々ありますよね。
参加者が自らテーマを推測してくれることもありますが、推測するのに時間が必要ですし、その間に集中力が削がれてしまいます。
したがって、最初に「前提条件の合意」をすることが必須となります。
前提条件の合意をしたうえで、全体的に論理ファネルを用いて説明をすることでプレゼンを円滑に進めることが可能になります。
さて、その気になる「論理ファネル」について紹介していきます。
【ポイント２】論理ファネルを用いて説明
論理ファネルとは造語ですが、意味合いとしては言葉の通りファネル（漏斗）状に合意を積み重ねるイメージです。
このメソッドは、「Yes」の返事をもらい続けて信頼関係を築き、最終的なゴールに導く「Yes取り話法」と基本的に同じ考え方です。
しかし、弊社の場合はそこに追加で、論理的に対話することで相手のモチベーションを高めることに重点を置いているので「論理ファネル」と呼んでいます。
論理ファネルを使ったプレゼンでは、抽象的なイメージを具体化し、「Yes取り話法」で選択肢を絞りつつ
最終的には意思決定がスムーズにおこなえるように導きます。
通販サイトの改善提案プレゼンを例にするなら、次のように展開します。
１. Webで成果を伸ばせた方が良いですよね？
→Yes
２. 中でもこのサイトは売上への影響が大きいので改善の価値がありますよね？
→Yes
３. Webの改善方法はたくさんありますが、特にTOPページを改善するのは最も効果が高いです。なぜならば、最もたくさんの方が目にするページだからです。最も母数が多いところを直せば、自然と後のページに流入する母数も増えるわけなので、TOPページは重要ですよね？
→Yes
４. では、TOPページの中でどこが一番重要かといえば、一番上に何が表示されるかです。これをファーストビューと呼びます。訪れた全員が必ず見る場所だから、もちろん一番重要ですよね？
→Yes
５. 実際のデータで見てみましょう。⚫%の人が⚫秒で離脱しています。わずか⚫秒でサイトが自分に合っているかどうか判断しているわけです。ファーストビューの大切さが分かりますよね？
→Yes
６. では、問題はどのように改訂すべきかですよね？
→Yes
７. これは自分達の想像だけで考えても上手くいきません。サイトを訪れたお客様が、どのような期待や想像を持っているかを考えることが重要ですよね？
→Yes
８. お客様の考えを推測する良い方法としては「サイトへの流入キーワード」を考えることがあります。サイトは1つですがお客様は複数のキーワードをWebで検索して訪れるからです。当サイトに流入している検索キーワードは主に⚫個あります。
これらが実際にサイトを訪れているお客様のニーズであると分かりますね？
→Yes
９. ただそのすべてのお客様にピッタリのファーストビューを用意するのは難しいですよね？
→Yes
１０. それでも最適化しなければなりません。全員とは言いませんが、多くのユーザーが数秒で「このサイトは見ないと損する」と感じさせる工夫が必要です。それは「お得に良い買い物をしたい」というユーザーの共通の心理です。誰でもお得に買いたいですよね？
→Yes
１１. では、改めて現在のファーストビューを見てみましょう。できる限り初心に返ってください。パッと見た時に印象に残るのは⚫⚫と⚫⚫ですよね？
→Yes
１２. これでは、実際のお客様のニーズに合っていないですし、何よりお得に良い買い物ができると思わせることができないですよね？
→Yes
１３. まとめると、ファーストビューで最低限伝えたいメッセージは☆☆と☆☆でないといけないのでこれらを訴求するデザインに変更した方が良いのではないでしょうか。
→Yes
以上、例としてはこのような形になると思います。
すごく当たり前の「前提条件の共有」から始まって、大きな合意から段々とピンポイントの合意へ「ファネル状に」落とし込んでいくイメージです。
また、合意を得る為の質問を作り出すコツとしては
相手にとってメリットとなることを想像させる質問から入ることです。
「Webで成果を伸ばせた方が良いか」という当たり前の質問ですが、まずはメリットとなる良い未来を想像させた方がYesを貰えるようになります。
あとは、数字を説明する時はその根拠となるデータも合わせて説明しましょう。
もし途中で質問に対してYesではなく、Noが返ってきてしまった場合。
その時は相手の意見を受け入れて、そのまま繰り返すことを意識しましょう。
例えば先ほどの例でいうと、以下のようになります。
自分「このサイトは売上へ影響が大きいので改善の価値がありますよね？」
相手「いや、どちらかというと別の事業の方を伸ばしたいんです。」
自分「なるほど！今は別の事業の方に注力し始めているのですね。」
相手→Yes
自分「でもこちらのサイトも改善することで、売上が月間100万円上がるとすれば無視できないですよね？」
相手→Yes
このように、相手のNoの意見をそのまま繰り返してYesを取り、そのうえで方向転換するようにすると自然にプレゼンを進めることができます。
この流れをしっかり踏襲できれば、プレゼンが破綻することはほぼないと思います。
手順を踏んで「Yes」を導きだす展開ですね。
内容としては「TOPページのファーストビューをこういう風に改善しましょう」と言っているだけなのですが、それだけだと納得もしてもらえませんし、もちろん合意も取れません。
いかがでしょうか。
非常にシンプルな手法なのでトライしやすいと思います。
また、論理ファネルの便利なところは、それに基づいて誰かが企画書や提案書を作って説明方法だけ教えることで
資料を使った誰もが「合理的な提案」をしているように見える点です。
つまり、標準化するのに非常に有効です。
となると資料の作り方も気になるところですよね。
続いては、プレゼン資料の作り方とポイントをお伝えします。
プレゼン資料の作り方とポイント
なぜプレゼンで資料を作成するのか？
すごく根本的な話ですが、なぜプレゼン資料を用意するのでしょうか。
それは「伝えたい情報を簡潔にまとめ、明確に分かりやすくする為」です。
聞き手側としては、すべて口頭で説明されると、どうしてもイメージが湧きづらいです。
ですが、目に見える形でまとまっていると、即座に伝えたいポイントが分かりますし、話の途中で「なんの話だっけ？」と見失うこともありません。
つまり、その為に資料に必要なのは、豪華絢爛なデザインでもなければ、派手なアニメーションでもないのです。
プレゼン資料の形式は2種類ある
プレゼン資料というのは、大きく分けて2種類あると考えています。
①1枚にギッシリ情報がまとまっている資料
②1枚がシンプルで最低限の内容のみ書いてある資料
①の場合は、後で見直していただく目的であることが多いです。
たとえば、比較的規模の大きな企業様は、社内で稟議を通す為にこちらのプレゼン内容を色々な方と確認する必要があります。そういう場合は、1枚に情報がギッシリとまとまっている方が良いです。(もちろん、雑多ではなくある程度見やすくまとまっている必要はありますが。)
この記事でお伝えしたいのは、②の資料です。
今回の話の肝はプレゼンで相手に納得と合意をいただくことなので、その場でいかに分かりやすく伝えられるかというのがポイントになります。
ただ、シンプルな資料は口頭での説明がしっかりしているという前提で、ポイントだけ簡潔に見せるという形です。
そう聞くと、ベテランさんや喋りが達者な方しかできないと思うかもしれません。
でもご安心ください！
先ほどお伝えした「前提条件の合意」と「論理ファネル」を用いたプレゼン手法があります。
口頭説明はファネルで論理的に、かつ納得いただけるようになっているので、資料はそれを支えるよう、簡潔さ・分かりやすさを意識していただければ問題ないです。
それでは、シンプルな資料とは具体的にどのような形なのかを説明します。
シンプルな資料を作成するポイント
さて、前半で紹介したプレゼン方法であればシンプルな資料が良いという話をしました。
では、シンプルで分かりやすい資料とはどのようなものを指すのか。
こちらについて説明し、その後に実際のスライドをお見せします。
大前提として、実際に話す内容しか載せない
当然のようで、実は普段意識していないことかと思います。
不安になって色々な補足情報などを盛り込む方もいらっしゃいますが、口頭で説明しないのであれば載せるべきではないです。
情報が多いと読み手が目移りしてしまい、何が伝えたいのかが分かりづらくなります。
無駄はとことん省きましょう。
1枚につき伝えたいポイントは1つにする
資料はパッと見て明確に伝わる必要があると説明しました。
この究極系が「1スライドで1訴求」です。
極論ですが1枚のスライドで、1つの文章がドンと載っているだけのものでも問題ないのです。
本当に伝えたいポイントがある場合はその方が効果的な場合もあります。
デザインは不要、色も2色でOK
プレゼン資料を作成する際に、手の込んだかっこいいデザインで作る方が良いと思う方も、もちろんいらっしゃると思います。
ですが、マーケティングの視点で見ると、デザインに凝るのは本質的ではないと考えます。
デザインが無駄だと言っているわけではありません。
あくまでも必須ではないという話です。
凝ったデザインでなくとも相手に内容は伝わりますし、最終的に合意をいただけるかどうかに全く影響しないです。
色も2色でメリハリをつけた方が分かりやすいです。
このあたりは、イメージを持っていただきやすいよう、実際の資料をお見せしながら後ほど解説していきます。
余白とメリハリを意識する
記載する内容を絞り、デザインも凝らない分、気をつけたいのは余白とメリハリです。
実際これだけでしっかりした印象の資料に仕上がります。
こちらも見た方が早いと思いますので、ここからは実際にわたしが使用した資料をお見せしたいと思います。
実際に使用している資料をご紹介
それでは、今までの話を加味したうえで実際にわたしが使用している資料を一部お見せします。
いかにシンプルにまとめているかが分かるかと思います。
1枚のスライドに余計なことは記載せず、一番伝えたいことのみがシンプルに載っています。
また、デザインに関しても色はほぼ2色で仕上げており、凝ったデザインがされていないことが見て取れると思います。
ですが、伝えたいことはストレートに伝わるはずです。
余白のバランスについてですが、具体的には人間は周りの余白が広い箇所に目が行く性質があります。
3枚目の画像でいうと、「結果数字にこだわったご支援をしています。」という部分はあえて周りの余白を広く取ることで、より読み手の視線を集めやすくなります。
見ていてストレスを感じることもありません。
文字の大きさと強調でメリハリをつけましょう。
1つの文章の中でもどこが一番大事なのかを意識することが重要です。
単調な文章が続いていると、何が伝えたいのかよく分からず聞き手も飽きてしまいますからね。
[PR]資料作成や共有はAdobe Acrobat オンラインツールが便利
最後に、どんなツールを用いて資料を作成・管理しているかを紹介します。
プレゼン資料は1人で作成して発表だけして終わり、ではないですよね？
資料を作成するとなると、実際は社内共有して編集したり、プレゼン後にはPDFに変換して先方に共有したりするかと思います。
そんな時に非常に便利なのが「Adobe Acrobat オンラインツール」です。
Adobe Acrobat オンラインツールはWordやPowerPointなどのデータをPDFに変換することはもちろん
各種編集、圧縮から共有機能など、資料作成〜管理まで欲しい機能が備わっています。
回数制限はあるものの、なんと無償で利用可能です！
そもそもPDF形式を開発したのもアドビ社なので、提供サービス内容も納得の充実度。
Web上ですべて完結するので、インストールしたりソフトを立ち上げるといった手間もありません。
ありがたいですね。
本当にたくさんの機能が備わっているので大体のことはできるのですが、わたしが中でも特に便利だなと思った機能を紹介します。
過去に使用したスライドの一部を流用する
普段、過去のPDFを流用する際に
「あっ、このPDFにあの資料を追加したいな」
「このページは不要だから削除したいな」
などと思ったことありませんか？
わたしはこれまで何度もあり、その度に元データから編集して再度PDFに変換し直していたことがあります……。
Acrobat オンラインツールにはPDFのページの削除や追加といった機能があるので、そんな小さなフラストレーションが無くなります。
小さなことですが、これだけでも大きく快適になります。
作成したスライドをAdobeのクラウド上で社内フィードバックしてもらい、ブラッシュアップする
スライドやドキュメントをブラッシュアップする際に、複数人からフィードバックが欲しい場面はよくありますよね。
Wordなどのコメント機能でコメントするのもよいですが、画像のフィードバックはフリーハンドで書き込んで説明したほうが伝わりやすい場合もあります。
Acrobat オンラインツールのPDF編集機能を使えば、どちらもブラウザ上だけで解決します。
プレゼン後のアフターフォローとして先方に資料を送る際、PDFを圧縮する
これ、かなりオススメです！
PDFはそのまま送れば良いのでは？と思うかもしれませんが、先方の気持ちになると、ダウンロードに時間がかかりすぎると負担に感じますし、その間にどんどん関心が薄れてしまいますよね。
この機能のすごいところは、圧縮レベルを選択でき、写真やイラストを高画質のまま圧縮することもできる点です。
資料の質は損なわず、先方も不快にすることなくアフターフォローが可能になります。
見えないところで、こういった気遣いをするのも個人的には大事だと思っています。
プレゼン後のアフターフォローとして先方に資料を送る際、PDFにパスワードを設定する
機密性の高い資料には、閲覧制限をかけておきたい場合もあるでしょう。
もちろん、Acrobat オンラインツールなら、PDFにパスワードを設定することも可能です。
他のツールでも可能ではあるのですが、先ほども説明した通り、PDF形式を開発したのはアドビ社です。
セキュリティの信頼面において安心できると感じます。
まとめ
いかがだったでしょうか。
皆様が今後プレゼンで悩むことが、少しでも軽減されれば幸いです。
最後に、本記事で紹介したプレゼン成功の為の要点をまとめます。
・プレゼン成功のゴールは納得と合意である
・論理ファネルで話すと合意が取れる
・論理ファネルに慣れるとプレゼン資料も作りやすくなる
・作った資料でプレゼンすると皆が論理的に説明できる
・論理ファネルの入り口で前提条件の合意が取れないと、最終的に合意が取れないので、絶対に合意が取れるところからスタートする
・論理ファネルの各段階は、次の段に飛躍しすぎないように丁寧に段を積むこと
・論理ファネルでプレゼンする時の資料はシンプルが最強
・1スライドで1訴求ポイントに絞る
・凝ったデザインは不要
・資料作成にはAdobe Acrobat オンラインツールが便利
以上です。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
