みなさん、こんにちは！
カスタマーの西出です。
早速ですが、今回は業務効率化ツールについて厳選した24のツールをご紹介します！
・もっと業績を伸ばしたいけど何をしたらいいかわからない。
・業務効率化ツールを導入したいけどどれを選べばいいのかわからない。
こういった悩みが解決できるかと思います！
深く考えずに業務効率化ツールを選んでしまうと、
社内にうまく浸透させられず、逆に生産性が低下してしまうこともあるかと思います。
今回は自社に合うツールを選定できるよう、
様々なジャンルの業務効率化ツールをあらゆる視点で紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
業務効率化ツールが必要な背景
1.労働人口の減少
少子高齢化と日本の人口減少の影響から労働人口は年々減少していくと考えられています。
しかし業務の量は変化しないため、一人当たりの労働量はますます増加していきます。
今はまだ大丈夫と考えているかもしれませんが、労働力不足はすぐそばまで迫ってきています。
2.国内全体のDX化の推進
業務効率化ツールの導入される背景として
近年のDX(デジタルトランスフォーメーション)への注目の高まりが挙げられます。
国際的な競争力に勝利するためにも、
DXの実現は国内全体で取り組むべき日本の最重要課題になります。
業務効率化ツール導入の2つのメリット
コスト削減
業務効率化ツールを導入することによって多くのコストを削減することができるでしょう。
一般的に、売り上げから生産過程に発生したコストを引いたものが企業の利益になります。
つまり、コストを削減することは企業の最終利益を増加させるということなのです。
例えば、用紙の請求書をPDFにすることによって、印刷費や輸送費はかからなくなり本来なら印刷や輸送手続きにかっていたはずの時間的コストを削減できます。
このように、業務効率化ツールを効果的に利用することで金銭的・時間的コストを大幅に削減できるでしょう。
生産性の向上
コスト削減とあわせて生産性の向上を図ることができます。
これは、単純に「生産活動に使える時間が増える」という効果だけではありません。
労働力をより付加価値のある業務にそそぐことが可能になるため
集中力やモチベーションの向上といった、従業員のやる気による生産性のUPを狙うことができます。
業務効率化ツール7種類を徹底解説
名刺管理ツール
名刺管理ツールは、名刺情報をデジタル化し、一元管理することができるツールです。
移動する際に紛失するリスクをなくすことができる為、
大量の名刺を管理する場合や、頻繁に名刺を交換する人にとっては非常に便利です。
バックオフィス管理ツール
バックオフィス管理ツールは、事務処理や会計業務、人事管理などのバックオフィス業務を効率化するためのツールです。
多くの場合、クラウド上で提供されており、複数の機能を一つのシステムでまとめて利用することができます
主要な機能として、請求書の発行や支払い処理、給与計算、社員の勤怠管理、社会保険や税金の手続きなど
非常に多くのものが挙げられます。
ただし、バックオフィス管理ツールは、企業の業務内容や規模によって必要な機能が異なるため、単純に選んではいけません。
選定の際には、自社の業務に必要な機能や予算、導入後の運用管理などを考慮し、複数のツールを比較検討することが重要です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、ビジネス上でのコミュニケーションを円滑にするツールです。
社内外問わず、チャットやビデオ通話などでコミュニケーションが取れるため、リモートワークの普及に伴い、ますます重要性が高まっています。
また、社内のコミュニケーションの質の向上は自社の生産効率アップだけでとどまらず、
仕事に対する従業員の満足度にも影響します。ぜひこの機会に導入を検討してみましょう。
RPAツール
RPAツールは、ロボットを使った業務自動化ツールです。
つまり、ロボットに自分の業務を任せることのできるツールのことです。
具体的には事務作業やデータ入力作業などのルーティンワークを自動化することが可能で、
人的ミスを防止することができます。
SFA・CRM・MAツール
SFA・CRM・MAツールは、営業活動を支援するためのシステムです。
それぞれのツールは以下のような役割があります。
- SFAツール 営業担当者の業務を効率化
- CRMツール 顧客情報を一元管理
- MAツール マーケティング施策を自動化
SFAとCRMは、営業やカスタマーサポートで使われることが多く、MAはマーケティング部門で使用されることが多いです。
これらのツールを活用することで、ビジネスの各部門が連携し、業務を効率化することができます。
また、顧客の把握や施策の改善にも役立つので、ビジネスのニーズに合わせて導入することが重要でしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクの作成や割り当て、進捗管理を行うツールです。
チームで進捗を確認することで、タスクの抜け漏れを防止するという効果以外にも、
次にやることが常に把握できるようになるため、時間的ロスを削減するメリットあります。
また、プロジェクトの進捗の確認は、非常事態にも大きな力を発揮してくれます。
これまでのフローをすぐに確認することができるため、担当者が病で倒れた時にも
代打の人が対応しやすくなります。
業務効率化ツールの紹介
名刺管理ツール
CAMCARD(キャムカード)
世界で最も利用されている名刺交換ツールになります。
なんと17か国語に対応しており、外国人の方とコミュニケーションをとる機会が多い方にもおすすめです。
また名刺情報に商談の進捗やタスクなど様々な情報を追加することも可能です。
メリット
- 多言語対応
- 名刺にメモを追加できる
- メルマガ配信機能搭載
こんな人におすすめ
- 国際関係の仕事の方
- 外国の方とコミュニケーションをとる機会が多い
- 利用者が多いツールを使いたい
費用
- スタンダードプラン：1700円/月
- プロフェッショナル：2500円/月
バックオフィス管理ツール
HRMOS勤怠(ハーモス勤怠)
打刻の方法がユニークな勤怠管理ツールです。
例えばLINEと連携することで、トーク画面からメッセージを送ることで打刻が可能になります。
また、有料プランを選択すると時間単位の有給休暇機能や勤怠アラート機能を追加することができます。
メリット
- 多様な打刻方法
- シンプルで使いやすい
- 無料で利用できる
こんな人におすすめ
- 様々なデバイスで打刻したい
- 勤怠ミスを削減したい
費用
- 無料プラン：従業員数30名以下の場合 0円
- 有料プラン：従業員数31名以上ならお一人当たり 100円/月
SmartHR
SmartHRは入社の際に発生する雇用契約や人事評価など従業員の様々な情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトです。
外部連携先が豊富なため連携先に入力してあるデータの利用ができ、書類作成につなげることができます。
メリット
- 外部連携先が豊富
- 人材マネジメントが充実
こんな人におすすめ
- 人事データを蓄積したい
- ペーパーレス化を進めたい
費用
- 無料プランあり
freee人事労務
freee人事労務とは、述べ10万社を超える導入実績を誇っているクラウド会計サービスです。
勤怠管理に加えて給与明細や年末調整など、非常に多彩な機能を備えており、導入サポートも充実しているため社内への浸透がとてもスムーズになります。
メリット
- 法令改正や料率変更に自動対応
- 人事労務に関する多彩な機能
こんな人におすすめ
- 書類作成の工数を削減したい
- 利用者の多いツールを使いたい
費用
- ミニマムプラン：2,000円/月〜
- スタータープラン：3,000円/月〜
- スタンダードプラン：4,000円/月〜
- アドバンスプラン：5,500円/月〜
Misoca(ミソカ)
Misocaはシンプルな操作で簡単に綺麗な帳簿が作れる請求書作成ツールです。
あらかじめ複数の項目が用意されているため、入力フォームに記入するだけで見積書や納品書など様々な請求書を簡単に作成することができます。
メリット
- 操作性が簡単
- テンプレートがある
- 無料プランあり
こんな人におすすめ
- 請求書の作成業務が多い
- ペーパーレス化を進めたい
費用
- 無料プラン
- プラン15：8,000円/年〜
- プラン100：30,000/年〜
コミュニケーションツール
社内のコミュニケーションを活性化させるために役立つツールです。
コミュニケーションの質の向上は自社製品の生産効率だけでなく、
仕事に対する従業員の満足度にも影響します。ぜひこの機会に導入を検討してみましょう。
Chatwork(チャットワーク)
チャットワークは国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。簡単に操作でき、ビデオ通話・タスク管理機能も備えているため社内にスムーズに浸透ができます。
セキュリティも高く、クライアントとのやり取りや送信したファイルの流出の心配もありません。
メリット
- 費用が安い
- タスク管理ができる
- 社内外とのコミュニケーションが用意
こんな人におすすめ
- 低コストでDXを勧めたい
- 利用者の多いツールを使いたい
費用
- フリープラン：0円/月
- ビジネスプラン：500円 1ユーザー/月(年間契約)
- エンタープライズ：800円 1ユーザー/月(年間契約)
Slack(スラック)
Slackは充実した拡張機能を備えたビジネス向けのコミュニケーションツールです。
非常に多くの外部サービスと連携できるため、すでに社内に導入しているツールや今後導入しようと考えているツールと連携が取れる可能性が高いです。
その反面、複雑さを要しますが、適切に管理することができれば大きな業務効率化が図れます。
メリット
- 様々なデバイスで利用可能
- 優れたリマインダー機能
- 充実した拡張機能
こんな人におすすめ
- すでに社内に様々なツールを導入している
- 利用者の多いツールを使いたい
- ITリテラシーが高い
費用
- フリープラン：0円/月
- プロプラン：925円/月
- ビジネスプラス：1,600円/月
- Enterprise Grid：お問い合わせ
LINE WORKS(ラインワークス)
LINE WORKSはライン社が提供しているビジネス向けのチャットツールです。
グループトークの際には誰が既読したのかを把握できるため、社内間のコミュニケーションのミスが減ります。
セキュリティ専門のエンジニアチームがモニタリングしているため安心して利用できます。
メリット
- 誰が既読をしたのかわかる独自の機能がある
- 安全で安心して利用できる
こんな人におすすめ
- 馴染みやすさを重視したい
- LINEが好き
費用
- フリープラン：0円/月
- スタンダードプラン：450円/月
- アドバンストプラン：800円/月
Zoom(ズーム)
Zoomとは、コロナ化で急速に普及したビデオコミュニケーションツールです。
Zoomはいつでもどんな端末からでも会議に参加でき、無料プランでも100人まで会議に参加することができます。
URLをクリックするだけで会議に参加できるといった操作性の良さや、比較的少ない通信料で安定した映像や音声で利用できる点も魅力です。
メリット
- 誰でも簡単に使える
- 通信料の少なさ
- 充実した無料プラン
こんな人におすすめ
- 利用者の多いツールを使いたい方
- リモートワークの方
費用
プロプラン：20,100円/年/ユーザー
ビジネスプラン：26,900/年/ユーザー
ビジネスプラスプラン：31,520/年/ユーザー
Google Meet
Google MeetはGoogle社が提供するビデオコミュニケーションツールです。
ZOOMとの違いとしてほかのGoogleサービスと連携でき、優れたセキュリティ機能を備えている点が挙げられます。
ウェブブラウザ上で起動するため、インストールの必要がありません。
メリット
- 他のGoogleアプリケーションと相性が良い
- 安全性が高い
- インストールする必要ない
こんな人におすすめ
- 他のGoogleサービスと連携を取りたい
- 重要な会議が多い
費用
- 基本無料
RPA（業務自動化ツール）
WinActor(ウィンアクター)
WinActorは、NTTグループの研究所で出来上がった国産のRPAソリューションです。
NTTグループで研究され続けたこちらのツールはWindows端末のアプリケーションの操作を学習し、
パソコン上で行う様々な操作を自動化することができます。
ただし、MacOSには対応しておりません。
メリット
- 初心者でも扱いが簡単
- 充実したサポート
こんな人におすすめ
- 国産製品を使いたい
- Windowsを利用している
UiPath(ユーアイパス)
UiPathは全世界で5000社以上に導入されているほど人気のRPAツールです。
事務作業やWebアプリケーションなど様々なことを自動化できます。
本当に多くの時間を削減できますが、全くの知識0だと扱うのが難しいかもしれません。
メリット
- 簡単にロボット作成
- データ分析・自動化
- ツールの柔軟な組み合わせ
こんな人におすすめ
- 利用者の多いツールを使いたい
- ITリテラシーが高い
費用
- Freeプラン：0円/月
- Proプラン：$420/月〜
- Enterprise：お問い合わせ
BizRobo!(ビズロボ)
導入実績2300社以上のRPAツールです。
デスクトップ版とサーバー版どちらも存在するため、自社の状況に合わせてスモールスタートから始めることができます。
ローコードでロボットの開発ができ、比較的低コストなのでコストパフォーマンスの良いRPAツールです。
メリット
- コストが低い
- スモールスタートから始められる
こんな人におすすめ
- 低コストから始めたい
- 有名企業が使っているものを使いたい
SFA・CRM・MAツール
Sales Cloud(セールスクラウド)
Sales CloudはSalesforceというプラットフォームの代表的なSFAツールです。
顧客情報や営業の進捗情報、売上予測などを一元的に管理できるため、
見込み顧客との成約までのプロセスを効率化することができます。
多くの機能を搭載しているため、自社に合わせたカスタマイズが可能で、
うまく活用することでスピーディーな販売をすることができます。
メリット
- 多くの情報を一か所で管理できる
- 進捗を全員が確認できる
こんな人におすすめ
- いろんな情報を一元管理したい
- 自由にカスタマイズしたい
eセールスマネージャー
eセールスマネージャーは5,500社以上の導入実績を誇る純国産のSFAツールです。
純国産ということもあり、日本の営業スタイルにマッチした機能や導入後のサポートも整っています。
さまざまな業種や業態に対応しており、一度の入力で必要な情報をすべてのツールに反映することができます。
メリット
- 簡単な入力で工数を大幅削減
- 日本での営業に特化
こんな人におすすめ
- 利用者の多いツールを使いたい
- 純国産の製品を使いたい
費用
- スタンダード：11,000円/月
- ナレッジシェア：6,000円/月
- スケジュールシェア：3,000円/月
Senses(センシーズ)
Sensesは営業に関わる全てのデータを効率的に管理することのできるCRMツールです。
AIが進行中の案件に対してリスク分析などアドバイスをしてくれるのが特徴的です。
モバイルアプリなどからもデータの入力が可能なので、データ入力の負担が減ります。
メリット
- 分かりやすい画面設計
- AIがアドバイスをしてくれる
- 無料トライアルあり
こんな人におすすめ
- AIを導入したい
- データを効率的に管理したい
BowNow
BowNowは,どんな企業でも始めやすく「使いこなせる」国産のMAツールです。
「低コスト」で「使いやすい」ことをコンセプトにした本サービスは、導入者数11,000以上の実績を誇っています。
自社サイトに訪れた見込み顧客をランク付けし、レベルごとに自動で振り分けることができます。
メリット
- 圧倒的に使いやすい
- プランが充実しておりリーズナブル
- 見込み顧客を自動に発見してくれる
こんな人におすすめ
- 人気の純国産ツールが使いたい
- MAツール初心者でどれを導入すれば良いのかわからない
費用
- フリープラン：0円
- エントリープラン：12,000円/月
- ライトプラン：24,000円/月
- スタンダードプラン：36,000円/月
- ビジネスプラン：お問い合わせ
タスク管理・進捗管理ツール
Backlog(バックログ)
Backlogはメンバーのプロジェクトの進捗を一目でわかるようにするプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートなど、基本となるタスク管理機能に加え、
共有ストレージ機能などもあります。
チームメンバー同士でメッセージを送りあうことで、
各担当者のタスク忘れなどを防止して業務の効率化を図れます。
メリット
- チーム単位で進捗を確認できる
- 外部連携先が豊富
- 無料トライアルあり
こんな人におすすめ
- 多くの連係機能が欲しい
- チームで活動する機会が多い
Trello(トレロ)
画面に付箋を貼るような感覚でタスクを視覚的に管理できるカード型の作業管理ツールです。
操作が簡単で直感的に操作が可能なため、社内にも浸透しやすいと考えます。
また、使い方を工夫することで進捗の確認だけでなく、
新規の計画のアイデア化や、ワークフローの整理など、非常に柔軟な作業管理ツールになります。
メリット
- 直感的に操作可能
- 浸透しやすい
- 無料プランあり
こんな人におすすめ
- 視覚的に進捗を確認したい
- 直感的に操作したい
Asana(アサナ)
Asanaはタスク管理の方法をリスト形式とカード形式の2パターンから選ぶことができるタスク管理ツールです。
全員が進捗状況や成果を確認できるため、正確な人事評価につながります。
自社の業務に合わせた形式が選択できますし、チュートリアルも充実しているため安心して導入することができます。
メリット
- タスク管理の形式を選択できる
- 充実したチュートリアル
- 無料プランあり
こんな人におすすめ
- 人事評価も同時に行いたい
- チュートリアルがないと不安
その他業務効率化ツール
kintone(キントーン)
顧客や案件の情報を集約して1元管理することのできるツールです。
またkintoneはアプリの開発に関する知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリの開発をすることのできるクラウドサービスです。
2万社以上の導入実績があり外部連携やプラグインなどを行うことで実現できることが拡大します。
メリット
- 自社に合わせたアプリを開発できる
- 外部連携先が豊富
- 無料トライアルあり
こんな人におすすめ
- 利用者の多いツールを使いたい
- ノーコードでアプリを作成したい
Box(ボックス)
Boxとは世界中で10万社以上が導入しているクラウドストレージツールです。
これだけ多くの企業が導入しているのに、セキュリティに関する大きな事故が発生しておらず、
セキュリティに関して抜群の信頼感があります。
使い方もシンプルで無制限にファイルが保管できます。
細かな管理が可能で、誰がどのフォルダに対してどんな操作をしてもよいのかという権限を細かく設定することができます。
メリット
- 高いセキュリティ対策
- 簡単な操作性
- 細かくカスタムできる
こんな人におすすめ
- 利用者の多いツールを使いたい
- 高いセキュリティのツールが使いたい
- 無制限にファイルを保管したい
セキュアSAMBA(セキュアサンバ)
セキュアSANBAは非常に多くの国内中小企業に選ばれているオンラインストレージツールです。
大きなファイルを取り扱うという点ではboxなどのほうが優れていますが、
ストレスなく利用でき、ユーザー数が無制限という点が選ばれる理由です。
簡単にファイルを編集・保存することができ、誰でもストレスなく安心して利用することができます。
メリット
- ユーザーが無制限
- 簡単に操作可能
- IT補助金が利用可能
こんな人におすすめ
- 国産の製品を使いたい
- 中小企業の方
Googleドライブ
GoogleドライブはGoogle社が提供するオンラインストレージサービスです。
文書やスライドなど様々なファイルをクラウド上に保存・編集でき、
共有することで複数人で編集ができます。
メリット
- Googleアプリケーションと相性が良い
- 複数人で同時に編集可能
- 基本無料で利用できる
こんな人におすすめ
- 無料で使いたい
- 同時に操作したい
- 他のGoogleサービスと連携を取りたい
ツール導入時に考慮するべき点と選び方
業務効率化ツールを選ぶポイントは3つあります。
1.セキュリティについて
これまで紙で管理していたものをクラウド上で保存するため、機械が何らかの原因で破損した際にすべてのデータをなくす恐れがあります。
データのバックアップ体制などが整っているのかを確認しましょう。
２.自社にあっているのか
会社ごとに必要になる機能や、不要な機能が変わってきます。
必要以上の機能を兼ね備えたものを選び、無駄なコストを支払わないように気を付けましょう。
また、すでに導入しているシステムと連携するが可能なのかを考慮することができれば
より業務を効率化することができます。
３.サポート体制は整っているのか
ツールを導入したときに、いかにスムーズに社内に浸透できるのかはとても重要なことです。
日本語サポート使い方の指導が代理店に備わっているのかを確認しましょう。
まとめ
今回は、業務効率化ツールの種類や選ぶ際に注意する点についてまとめました。
自社の生産性を高めるために業務効率化を進めることは必須となります。
また、今回紹介したツールを自社の業務や業務形態に合わせて利用することで、
売り上げの向上だけでなく、労働時間の短縮などから社員の労働への満足度も高めることにつながります。
まずは、自社の現状を正確に分析することから始めてみましょう。
DX化が進み、競争力が高まっている現代で他社とさらなる差をつけるために最適な業務効率化ツールを利用しましょう。
株式会社エッコでは、中小企業様のDXツールの導入を支援しています。
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