テレワーク導入で利用すべき3つのクラウドサービス

テレワークの導入は、中小企業にとってマーケティングである！！

最近よく耳にするテレワークというワードですが、まずはテレワークとはなんなのかという事なのかを簡単に説明します。

テレワークとはいくつか意味を持つのですが、主に働く場所や時間に捉われない働き方の事をいいます。
一般的には在宅勤務として使われる事が多いです。
もともとはワークライフバランスや人材不足問題などの働き方改革から生まれた国の政策なのです。

つまり、在宅でも仕事ができる仕組みを構築すれば、「弊社はテレワーク導入企業です」といえる状態になるのです。最初から在宅勤務は難しいという企業でも、事業所（サテライトオフィス）を借りて少人数で事業を行うこともテレワークと言えます。

仮に今後、出勤自粛令などが発動した場合、自宅で仕事ができる環境があるのとそうでない場合は、大きく売上が変わってくるはずです。テレワークを導入するということは中小企業において今後、とても重要な役割となります。

1-1　テレワーク導入で得られる３つのメリット

ではこのテレワークを導入する事でどんな効果が期待できるのか、代表的な３つをご説明します。

まず１つ目は、「求人促進」です。
求人促進というのは、求人募集項目に在宅勤務可能と記載する事で応募が圧倒的に増えるという事です。
また、在宅勤務が可能ということは全国から採用する事できますし、語学さえあれば世界中から募集してる事になるので、立地がどこであろうと優秀な人材からの応募が期待できます。

２つ目は、「時間的コスト」です。
適切なクラウドサービスなどを利用する事で、生産性が向上します。
誰にでもできる業務や書類業務のムダ、新人教育、移動で1日どれくらい時間を使いますでしょうか。
人数✕時間で計算すると、とんでもない時間になりませんか？

もしこれらが削減されたら、凄まじい効率化になる事がわかることと思います。
総務省の調査では、テレワーク導入企業と非導入企業の生産性の差は1.6倍もあると発表しています。

3つ目は「物理的コスト」です。
主に経費等になります。
ペーパーレスにすれば用紙代やトナー代が浮き、移動レスにすれば出勤の交通費、出張費も浮くことになります。
さらに求人応募が多ければ採用コストも浮かせることが出来ます。
もし、社員の多くをテレワークに出来る場合、オフィス等のコスト削減もできます。

いかがでしょうか。
テレワークは、企業にとって永遠のテーマである「利益の最大化」に貢献できるといえます。

 

 

1-2　テレワーク導入による唯一のデメリット

メリットだけでなく、デメリットも存在します。
それは、フランクなコミュニケーションが取りづらいということです。

いわゆる雑談が発生しにくい環境を構築すると同じ会社のスタッフなのに他人のようになってしまいます。
会議時間を決めてその時間だけカメラ越しで会話するとなるとムダな話をしなくなるので、どうしてもそのような関係になってしまいます。
※あくまでこの雑談に関する考え方は、会社によって違うかと思いますが、弊社では雑談を重要視しているのでこのような書き方になります。

その他、勤怠管理やタスク管理が難しいなどが現場でよく起こる問題なのですが、このような問題は徐々に解決していけます。

1-3　テレワークの導入方法

それでは、テレワークの導入方法についてご説明します。
在宅勤務というワードを聞くとおそらくうちには無理だとか業種的に無理ですという方も多くいらっしゃるでしょう。
確かに物理的に難しい業種もありますが、社員全員でなく、一部のスタッフだけでも在宅勤務は可能なはずですし、在宅勤務ができる体制を整えておくことが重要であって、確実に在宅勤務にしなければいけないという事でもないのです。

また、テレワークを導入するのに実は大げさな話ではなく、下記の３つの仕組みを構築することで簡単に導入することが可能となります。

1. 労働管理・環境の構築
2. セキュリティ対策
3. ICTツールの導入

１つ目は、労働管理・環境の構築です。
これは、テレワークでの働き方ルールを就業規則・労務規程として新たに設けることです。
例えば、勤怠管理やタスク管理、またPC機器類やWi-Fi環境、電話などのルールです。
ルールのポイントはどの企業も同じような事なので、そのポイントさえおさえてしまえば、あとはWi-Fi代は会社負担にするか自己負担なのかなど、内容を決めていくだけになります。

２つ目は、セキュリティ対策です。
在宅で行うと、セキュリティに対する意識が低くなりがちです。
ですので、ログインアカウントなどはデスクトップに保存しない、使い終わったら必ずログアウトする、自宅Wi-FiやカフェなどのフリーWi-Fiは使わないなどのセキュリティポリシーを決めていく必要があります。
こちらもおおよそどの企業も同じポイントになるかと思いますので、内容を決めていくだけとなります。

３つ目は、ICTツールの導入です。
その企業にあった適切なクラウドサービスを導入することです。
ここでのポイントは２つあります。
・適切なクラウドサービスを選択する事
・徐々に導入する事
例えば、データをクラウドに保管できるサービスでも、ドロップボックスやボックス、Google Driveなど複数のサービスが存在します。
その中で用途やコストなどを計算し、自社にあった適切なサービスを選択することが重要となります。
ここでは説明を割愛しますが、選択を間違えた場合、かなり大きな機会損失になることがあります。
（この記事でもおすすめのクラウドサービスを３つ紹介しておりますので参考にしてみてください。）

また、徐々に導入する理由として、クラウドサービスは慣れれば生産性の向上が見込まれるのですが、今まで慣れてた作業工程から一新するため、慣れるまで時間を要することがあります。
社内がパニックにならないよう、優先順位を決め、徐々に導入する事をおすすめします。

 

1-4 テレワーク設計とシミュレーションをしてみよう

ここまでの記事で、一度テレワークを検討してみようとと思った方は、まず自社でテレワーク導入設計とシミュレーションする事をおすすめします。

主に、テレワークを導入する事で出てくる課題の洗い出し、解決方法、費用対効果、将来性です。
また、中小企業限定で、テレワークの助成金制度が利用できます。
詳しくは、こちら
※厚生労働省の公式ホームページにリンクします。

テレワークは、スタッフ全員である必要もなく一部でも構いません。
また、毎日でなく週2、3などでも構わないのです。

弊社でもテレワーク導入相談&シミュレーションを行なっております。
コロナ終息に向けて、4月末まで無料にて行っておりますので、
お気軽にお問い合わせ下さい。

1-5 コロナ対策におけるテレワーク導入理由事例の紹介

A社（製造業）　従業員数　:80人
対象者:受付や総務・経理などのデスクワークスタッフ並びに営業スタッフ

導入理由
コロナ終息まで少しでも多くのスタッフを在宅勤務にさせたい。
まずはデスクワークスタッフから導入し、テレワークの仕組みを構築していきたい。

B社（サービス業）　従業員数　:15人
対象者:電車通勤のスタッフ

導入理由
コロナ対策により電車通勤の方のみを対象とし、テレワークを導入。
クラウド化に興味があったのでこの機会に整備したい。

以上のような理由で導入される企業が増えております。

現在はまだ導入してからの日が浅いため数字として公開できる検証は出来ておりませんが、在宅勤務でも問題なかった！
業務効率化されている！など、実感していただいております。

 

2 テレワーク導入でおすすめしたい3つのクラウドサービス

テレワークの導入時に、どのICTツールを利用するのか迷われると思います。
何度か申し上げましたが、同じ目的を解決するツールでも複数のサービスがあるため自社にあった適切なツールを選択する事が重要となります。
それは、ツールを導入して失敗する理由のほとんどが選択ミスをしている事にあるからです。

また、導入すれば解決されると思ってる方が多く、それをいかに活用するかがポイントとなります。
今からおすすめする３つのサービスも、すべての企業に適切とは言えませんが、多くの企業にとって適切な選択になり得るサービスだと思いますのでぜひ参考にしてみてください。

2-1 チャットワーク

※画像はチャットワークさんのHPです。（リンク先：https://go.chatwork.com/ja/）

言わずと知れた連絡ツールですね。
同類サービスですと、Slack、LINEワークスなどがございます。
テレワークでのコミュニケーションをチャット化するのは必須とも言えます。
このツールは、使い勝手もよく普段LINEを使ってる方ならとっつきやすいかと思います。
メールでよくある、届いた届いてない、迷惑メールがどう、、などの会話もすることはないでしょう。

2-2 BOX

※画像はBOXのHPです。（リンク先：https://www.box.com/ja-jp/home）

こちらは、データをクラウドに保管するサービスです。
つまりインターネットさえ繋がっていればどこからでもアクセスができます。
同類サービスですと、Google Drive、Dropboxなどが有名です。BOXをおすすめする理由は、企業のために作られたクラウド・サービスなので、セキュリティ性が高く、管理しやすいという点にあります。
また、普段使ってるPCのデスクトップをクラウドにすることができます。
つまり、パソコンのデスクトップ画面が家のPCでも閲覧できます。当然PCを壊しても、データは残ったままです。
こんな事ができるのもクラウドのメリットですね。

2-3 Zoom

※画像はZOOMのHPです。（リンク先：https://zoom.us/jp-jp/meetings.html）

非常に使い勝手のよいビデオ会議ツールです。
コロナの影響で利用者も一気に増え株価も上がっています。
同類のサービスですと、スカイプやハングアウトなどがあります。
こちらもBOX同様、企業向けに開発されたものになるので、安定感や管理のしやすさなどは抜群です。
またビデオ会議予約機能や、会議の一部始終を録画する事も出来る便利な機能も備わっております。
最大１００人まで会議できるというのも魅力の１つです。

2-4 まとめ

いかがでしたでしょうか。
コロナ対策としてクラウド・サービスに興味を持っていただければ光栄です。
そして、最後にクラウドを利用する上でのテクニックをご説明いたします。

クラウドサービスは、導入して満足する方が多いです。
本当の効率化は、クラウドツールを仕組み化することにあります。

例えば、弊社の会議ルールの１つに、「アジェンダや議事録はGoogleドキュメントで用意し、その場で全員が共有できる体制にしましょう」というルールがあります。
多くの企業は、会議後に、議事録の作成人が必要メンバーに送付して見ておいてくださいという流れではないでしょうか。果たして、議事録をあとから見る人はどれくらいいるでしょうか。
また、作成人によっては、個人の感覚で文章を書いてしまうため、会議に参加できなかった方が後から見たときにこれなんですか？というやり取りも発生します。
Googleドキュメントは文字の反映がリアルタイムになるため、参加者すべてがリアルタイムで議事録を見ることができます。
つまり、分かりづらい内容だった場合、その時点で指摘できますし、いつ誰がなにをその場で共有できます。
また、ZOOMで会議を行えば、録画が出来るので、参加出来なかった方でも、しっかり共有することができます。

このように、ツールを導入するだけでなく、ルールを決めて利用することが重要になります。

3 テレワーク導入支援サービスのご紹介

弊社が提供しているテレワーク導入支援についてのご案内です。
多数のお問い合わせを頂いてるため、返信が遅くなる場合がございます。予めご了承下さいませ。
※1〜3営業以内にはご返信させて頂いております。

【料金について】

・お試しクラウド導入コンサルティング（推奨）

内容	シミュレーション、ICTツール提案、助成金提案
初期費用	３万円
月額費用	２５００円〜/月（従業員と規模による）

テレワーク導入コンサルティング

内容	シミュレーション、ICTツール提案、助成金提案、運用相談（セキュリティ対策など）
初期費用	５万円〜８０万（従業員と規模による）
月額費用	１万円〜/月（従業員と規模による）

※クラウド、各種設定費は別途となります。

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