こんにちは。カスタマーの西出です。
エッコでは、基本的にクライアント様との連絡にはChatwork(チャットワーク)を使用していますが、
メールも重要なコミュニケーションツールとして使用しています。
エッコだけでなく、メールは現代ビジネスにおいて欠かせないツールの一つであり、
コミュニケーションの重要な手段として使われています。
しかし、「メールが届かない」という企業にとってかなりまずい問題がしばしば発生します。
私もお客様より毎日のようにメールに関するお困りごとのご相談をいただいておりますが、
メールってなかなかにややこしいんです。
この記事では、
- メールが届かない時のチェックすべき7つのポイント
- 迷惑メール判定によってメールが届かない時の対処法
- メールが届かない時に見直したい各メールソフトの設定
- メールが届かない問題の予防策
について累計100件以上のメールトラブルを解決してきた僕が解説していきます。
目次
メールが届かない時の原因とは？
メールが届かないときの原因は大きく分けて2つ
メールが届かないときの原因は大きく分けて2つあります。
受信者側に原因があるパターンと送信元に原因があるパターンです。
１．受信者側に原因があるパターン
受信者側に原因がある場合、
受信者の受信ボックスの容量が一杯になっていたり、
迷惑メールフォルダにメールが振り分けられている可能性が考えられます。
また、メールソフトにて設定したフィルターのルールによって、
メールが受信拒否されてしまっている場合もあります。
２．送信元側に原因があるパターン
送信元に原因がある場合、
送信先のメールアドレスを間違えていることや、
送信元のメールサーバーが迷惑メールとして判定され、ブロックされている可能性などがあります。
詳しくは下記の記事にて詳しく解説しているので、
送信元に原因がありそうな場合はこちらの記事もあわせてチェックしてください。
また、添付ファイルのサイズが大きすぎる場合も、メールが届かないことがあります。
メールが届かない？
そんなときにチェックすべき7つのポイント
メールが届かない！？
そんな時は、以下の7つの項目をチェックして、
メールが届かない問題の原因を判明させましょう！
①迷惑メールフォルダに振り分けられている
一番多く見られるパターンです。
あるあるですが、意外に見落とすんですよね。
僕も最低でも一日に一回は確認するようにしていますが、
特に怪しくもないメールが迷惑メールに入ってしまっていることがあります。
(原因はまちまちでよく分からないことが多いです。)
受信者側で迷惑メールフォルダが設定されている場合、
届いたメールがそこに振り分けられることがあります。
この場合は、迷惑メールフォルダを確認しましょう。
また、
- 件名の記載がないメール
- 英語表記のみのメール
- 本文の内容が短すぎる・怪しすぎるメール
- 本文に「テスト」としか記載がない
も迷惑メールと判定される可能性があります。
②送信メールアドレスが間違っている
灯台下暗しパターンとして、送信先のメールアドレスが間違っている場合があります。
誤ったメールアドレスを入力した場合、
メールは基本的には存在しない宛先に配信されるため、もちろん届きません。
存在しないメールアドレスに送ってしまった場合は、メールが届かないだけで済みますが、
万が一、間違えたメールアドレスが存在したメールアドレスであった場合、
知らない人に自分のメールが届いてしまいます。
重要な情報などを送る際は、特に気をつけましょう！
メールアドレスが間違っているとそもそも連絡がとれないパターンが多くありますが、
電話など他の連絡手段でメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。
特に、初めてやりとりをする方からのメールは、よくあるパターンなので気をつけましょう。
③受信ボックスが一杯になっている
メールサーバーの受信ボックスの容量が上限に達している場合、新しいメールが届きません。
受信ボックスの容量は、お使いのサーバーによって異なりますが、
一般的には数GB程度の容量が割り当てられているはずですが、
メールの使用頻度によってはすぐに容量が上限に達してしまいます。
解決策としては、
- シンプルに不要なメールを削除して容量を空ける
- サーバーのメールを定期的に削除する設定をする
の２つの解決策があります。
また、削除できるメールがない場合やそもそもの容量が少なすぎる場合は、
有料プランへのアップグレードを検討する必要があることも。
サーバー会社、もしくはサーバー管理者に相談しましょう。
受信ボックスの容量を節約するためには、
不要なメールや古いメールを定期的に削除することが重要です。
Gmailなどのメールソフト設定欄には
「サーバーのメールを○○日後に削除する」
などの設定があるので、特に不都合がなければ、そちらを設定してもらえれば安心です。
④見ている受信フォルダが違う
これもたまにひっかかるトラップなのですが、
普段、効率よくメールをチェックするためにラベル分けやフォルダ分けを
取引先やジャンルごとに振り分けている方は多いと思います。
メールには細かい設定があるので、自分が
「このフォルダに入っているはず、、、」
と思い込んでいるだけで実は違うフォルダに入っていた！
なんてパターンが結構あります。
落ち着いて対象のフォルダを探し当てましょう。
混乱してきたら、「すべてのメール」から探すのが確実です。
⑤添付ファイルのサイズが大きすぎる
添付ファイルのサイズが大きすぎる場合、
メールサーバーで処理しきれずに送信ができなくなることがあります。
この場合、以下の対処法があります。
- 添付ファイルを圧縮する
- クラウドストレージを利用してファイルを共有する
- ファイル転送サービスを利用する
BOXなどのクラウドストレージツールやギガファイル便などがおすすめです。
※セキュリティを考慮するとクラウドストレージツールを社内で導入することを推奨します。
⑥送信メールアドレスがブラックリストに登録されている
メールアドレスやIPアドレスがスパムメールの送信元として
ブラックリストに登録されてしまっていることがあります。
これが一番やっかいで、相手に何らかの理由で嫌われてしまって受信拒否をされてしまうならまだしも、
知らないうちにサーバーがブラックリストに登録されてしまっていることがあります。
ブラックリストかどうかは下記で簡単に調べるができます。
MGT.jp | ネットワークチェックツール【無料で確認】
⑦ドメイン・サーバー側に問題がある
これもまたやっかいで、ドメインやサーバー側に問題があり、
メールが届かないことがあります。
その際も同じく、サーバー会社、もしくはサーバー管理会社に確認をとることが確実ですが、
サーバー会社は定期的にメンテナンスや障害が起きていることがあるので
サーバーの「お知らせ」などをチェックしていただくと
手がかりがつかめるかもしれません。
迷惑メール判定によってメールが届かない時の対処法
やはり、メールが届かない際に一番多いパターンが
何かしらの理由で迷惑メールとして判定されているパターンです。
この問題を解消するには、とにかく「どこから迷惑メールの判定をされているか」を見つけることが重要です。
可能性としては、3パターンあります。
- メールソフトにて迷惑メール判定されており、迷惑メールフォルダに分類されている。
- メールソフトにて迷惑メール判定されており、そもそも受信ができない。
- メールサーバーにて迷惑メール判定されており、そもそも受信ができない。
以下で確認の手順とその解決策を詳しく解説します。
迷惑メールフォルダを確認する
メールが届いていない場合、まずは、迷惑メールフォルダを確認しましょう。
もし、通常のメールが誤って迷惑メールフォルダにメールが振り分けられている場合は、
「迷惑メールでないことを報告する」
をクリックすることで、今後は通常のメールフォルダに分類されるようになります。
迷惑メールフォルダは定期的に確認するようにしましょう！
メールソフトの設定を見直す
メールソフトの設定によって、迷惑メールとして判定されてしまうことがあります。
この場合、以下の対処法があります。
- メールソフトの迷惑メール設定のフィルターレベルを緩める
- 迷惑メールフィルターをそもそもオフにする
- 迷惑メールフィルターを別のソフトウェアに置き換える
昨今はGmailなどのメールソフトがかなり高性能かつ高機能になってきていますが、
迷惑メールの判定についてはかなり用心深く、
何気ないメールであっても迷惑メールとされることが年々増えてきている印象です。
強力なセキュリティソフトを導入している方は、
通常のメールが届かないといった事例をよく耳にします。
迷惑メールの判定には、それぞれ何種類かのレベルに細かく分けられていることがあり
そのレベルが強すぎると、通常のメールが迷惑メールと判定されやすくなってしまいます。
Webメールから確認する
Webメールとは、ブラウザから直接メールサーバーにアクセスしてメールを確認できるサービスのことです。
メールソフトの導入が不要なので、便利なようにも思えますが
例えば、メールを誤って削除した場合、復旧が二度とできない可能性もあるので、
取り扱いには注意が必要です。
Webメールを利用することで、
メールサーバーに原因があるか、メールソフトに原因があるか
を判別することができます。
メールソフトには届いていないが、Webメールにはメールが届いてる場合
→メールソフトに原因あり
メールソフトにもWebメールにも届いていない場合は、
→サーバー上に原因があり
といった形で判別できます。
代表的なWebメールの例として、以下のようなものがあります。
XSERVER(エックスサーバー)
XSERVERは、Webメールとして「RoundCube」を提供しています。
RoundCubeは、日本語にも対応しており、使いやすいインターフェースでメールを確認することができます。
下記よりXSERVER(エックスサーバー)のWebメールにアクセスが可能です。
ロリポップ
ロリポップでは、Webメールとして「Horde」を提供しています。
Hordeは、豊富な機能が備わっており、Webメールとしては高機能です。
下記よりロリポップのWebメールにアクセスが可能です。
さくらサーバー
さくらサーバーは、Webメールとして「SquirrelMail」を提供しています。
SquirrelMailは、シンプルなインターフェースで、使いやすさに定評があります。
下記よりさくらサーバーのWebメールにアクセスが可能です。
Webメールでメールが届かない場合は、
メールサーバー側に問題がある可能性があります。
その場合は、サーバー管理者に問い合わせて、
原因を特定して対処する、もしくはしてもらいましょう。
サーバーの設定を見直す
サーバー側で迷惑メール対策が行われている場合、
正当なメールまで判定されてしまい、受信トレイに届かないことがあります。
この場合、サーバーの管理者に問い合わせて
迷惑メール対策を緩和するように依頼すると良いかと思います。
迷惑メール設定を確認する
受信側のメールソフトやWebメールサービスには、迷惑メールを判定する機能があります。
この設定が強すぎると、正当なメールまで迷惑メールとして判定されてしまうことがあります。
設定を調整することで、正当なメールが受信トレイに届くようになります。
ブラックリストを確認する
ブラックリストとは、特定の送信元のメールアドレスやドメインを拒否するリストのことです。
メルマガ配信を行っているメールアドレスなどの場合、
スパムと判定されてしまい、ブラックリストに登録されていることがあり、
それが原因でどのメールも届かない、なんてケースもあります。
この場合は、ブラックリストの解除手続きを行う必要があるので、
まずはサーバー会社、もしくはサーバー管理会社に確認をしましょう。
ブラックリストであれば、その旨を教えてもらえますし、
対処方法も詳しく案内してもらえます。
ホワイトリストに登録する
ホワイトリストにドメインを登録することも有効です。
ホワイトリストは、「このドメインは信頼できる！」と設定ができ、
受信者のメールサーバーは、ホワイトリストに登録されたドメインからのメールを
十中八九受信することができます。
ホワイトリストに登録されたドメインからのメールは、
迷惑メールフォルダに分類されず、直接受信トレイに配信されるので
いつも迷惑メールフォルダに入ってしまうメールアドレス等は
ホワイトリストに登録することが吉です。
SPFレコードが正常に設定されているか確認する
SPFレコードとは、ドメイン名とメールサーバーのIPアドレスを紐づけるシステムであり、
正しく設定されていない場合、「なりすましメール」とみなされ、
メールが届かなくなることがあります。
SPFレコードの設定を確認するためには、SPFチェックツールを使用することができます。
SPFチェックツールを使用することで、SPFレコードの設定に問題がないかどうかを確認することができます。
メールが届かない時に見直したい各メールソフトの設定
メールが届かない問題は、メールサーバーの問題だけでなく、
メールソフトの設定にも原因があることがしばしばあります。
特に、使用率の高いGmail・Outlook・iPhoneのメールソフトの詳細を記載します。
Gmail
Gmailは、安全性の高いメールクライアントとして有名ですが、
迷惑メール判定により重要なメールが迷惑メールフォルダに届かないことがかなりあります。
セキュリティをあげると自然と確立は高まってしまいますよね、、
この問題を解決するには、迷惑メールフォルダを定期的に確認し、
重要なメールが届いていないか確認するとともに
そういった事態がよくあることを想定しておきましょう。
Outlook
Outlookは、多くの機能を持つ高機能なメールクライアントですが、
Outlookに限らず、設定が誤っている場合は、
メールが正しく配信されないことがあります。
たとえば、受信トレイルールを正しく設定しない場合、
受信したメールが迷惑メールフォルダに自動的に移動されてしまうことがあります。
また、Outlookに限った話ではないですが、
送信サーバーの設定を正しく行わない場合、メールが送信できません。
この場合は、SMTPサーバーの設定を見直しましょう。
iPhoneメール
iPhoneメールは、多くの人に愛用されているiPhone専用のメールソフトですが、
こちらも迷惑メール判定により正しいメールが迷惑メールフォルダに届かないことがあります。
この場合も、王道の鉄則として、迷惑メールフォルダを随時確認しましょう。
iPhoneメールは珍しくPOP受信以外にIMAPの受信もできますが、
IMAPは不具合を起こしやすいため、特別な理由がなければPOP受信で設定しましょう。
メールが届かない問題の予防策3つ
転送メール設定をする
転送メール設定とは、受信したメールを指定したメールアドレスに転送することができます。
例えば、ビジネスメールを受け取るメールアドレスと
プライベートメールを受け取るメールアドレスを分けて使っている場合、
プライベートメールをビジネスメールアドレスに転送することで、
ビジネスの方に届かなくとも、プライベートの方で確認ができるパターンがあります。
大きなファイルを添付しない
大きなファイルを添付するとメールを送信できないこともしばしばあります。
相手側のメールサーバーで容量オーバーとなってしまうこともあります。
そのため、大きなファイルはクラウドストレージやファイル転送サービスを使って
共有することをおすすめします。
ホワイトリストに登録しておく
絶対に見逃してはならない超重要顧客様からのメールアドレスが受信できておらず、
大クレーム！！！！なんてことも考えられるかと思います。
そんな重要なメールを受け取る可能性のある方は、
あらかじめそのメールアドレスをホワイトリストに登録しておくことで、
「受信できていなかった！！！」を防ぐことができます。
まとめ
かなり詳しく解説してきましたが、「メールが届かない」現象は、
原因も複雑なことがあり、理解が難しいと思います。
であれば、サーバー会社や管理会社など専門の知識を持つ方に
すぐさま聞ける状態をつくっておくことが重要になってくるかと思います。
エッコでもWebサイトを含めたメールの管理・保守サービスなども展開しているので
まずはお気軽にご相談いただければと思います。
