デジタル化とは？メリット・デメリット・取り組みポイントを解説

デジタル化の波は、現代のビジネスに大きな変革をもたらしています。テクノロジーの進化により、私たちの日常生活からビジネスの世界まで、デジタル化の恩恵を受ける機会が広がっています。

この記事では、「デジタル化」という言葉の持つ意味や重要性からスタートし、ビジネスにおけるデジタル化のポイント、そのメリット・デメリットについて詳しく掘り下げてみましょう。

また、具体的な取り組みポイントや成功事例、非IT企業にもおすすめのツールについても触れていきます。

ビジネスをより効果的に展開し、競争力を高めるためには、デジタル化という未来志向のアプローチを取り入れることが欠かせません。

さあ、デジタル化の世界へ一緒に深く探求してみましょう。

デジタル化とは

ビジネス界における「デジタル化」とは、情報技術の進歩によって、従来のアナログなプロセスやデータをデジタル形式に変換し、それを活用して業務の最適化や効率化を図る取り組みを指します。

このデジタル化の流れは、ビジネスのありとあらゆる側面に影響を及ぼしており、今後ますます重要性を増していくでしょう。

ビジネスにおけるデジタル化とは

ビジネスにおいてデジタル化は、従来の紙ベースのプロセスや手作業をコンピューターやデジタルツールを活用して効率化・最適化する取り組みを指します。

これにより、業務の迅速化やエラーの軽減、データの正確性向上などが実現され、企業の競争力向上に寄与します。例えば、顧客データの電子化や在庫管理の自動化などが挙げられます。

デジタル化と電子化、DXの違い

デジタル化と電子化は、しばしば混同されることがありますが、微妙な違いが存在します。電子化は紙媒体を電子データに変換するプロセスを指し、主に情報の保存・共有を容易にするために行われます。

一方で、デジタル化はビジネスプロセス全体をデジタル化し、自動化やデータ分析を含む幅広い改善を目指すものです。

また、「デジタルトランスフォーメーション（DX）」は、単にプロセスの自動化だけでなく、ビジネス全体をデジタル技術を駆使して変革する取り組みを指します。デジタル化や電子化があくまで一部のプロジェクトであるのに対し、DXは企業全体の文化や戦略に関わる大きな変革を意味します。

 

このように、デジタル化はビジネスの現代化や進化のキーワードとして位置付けられており、その重要性はますます高まっています。

次に、デジタル化が求められる理由について考えてみましょう。

デジタル化が求められる理由

近年、デジタル化がますます注目を浴びる背後には、様々な重要な理由が存在します。ここではその中から、特に注目される2つの理由に焦点を当ててみましょう。

「2025年の崖」問題

2025年を境に、日本を含む多くの国で「2025年の崖」という問題が迫っています。これは、高齢化に伴う労働人口の減少と、それによる生産性の低下が懸念される事象を指しています。日本を例に取ると、これ以降、労働人口は減少し続け、労働力不足が顕著になるとされています。

このような状況下で、効率的な業務プロセスや自動化されたサービスが求められ、デジタル化が必要不可欠となっています。

労働人口の減少

高齢化や少子化といった社会的な変化により、多くの国で労働人口が減少しています。これにより、企業が十分な人材を確保することが難しくなり、業務の遅延や品質低下といったリスクが生じる可能性があります。デジタル化は、人手に頼らない効率的なシステムやプロセスを構築する手段として、これらの課題に対処する一つの方法とされています。

 

このような背景から、デジタル化は単なる技術の進化だけでなく、社会構造の変革にも密接に結びついていることが分かります。

次に、デジタル化による具体的なメリットについて見ていきましょう。

デジタル化による5つのメリット

デジタル化は、ビジネスにおける様々な側面でメリットをもたらします。以下では、その中から5つの重要なメリットを詳しく解説していきます。

(1) 生産性が向上する

デジタル化により、煩雑な業務プロセスが自動化されることで、従業員は本来の業務に集中できるようになります。例えば、従来の手作業だったデータ入力や文書作成が自動化されれば、時間の節約とエラーの削減が実現します。

これにより、同じ時間内でより多くの仕事をこなすことが可能となり、全体的な生産性の向上が期待されます。

(2) 手続きがスムーズになる

デジタル化によってプロセスがデジタルで統合されれば、業務の手続きが大幅にスムーズになります。承認プロセスや情報の共有が電子化されるため、適切な人への連絡がリアルタイムで行え、遅延やミスが減少します。結果的に、ビジネスのスピードが向上し、迅速な意思決定が可能となります。

(3) 情報の管理・共有が簡単になる

紙ベースの情報は管理や共有が煩雑で、情報の追跡や参照に時間がかかることがあります。デジタル化によって、情報は電子データとして一元管理され、必要な情報へのアクセスが容易になります。クラウドストレージや共有プラットフォームを活用することで、チーム全体で効率的な情報共有が実現されます。

(4) 新たなサービスを創出できる

デジタル化は、新たなビジネスモデルやサービスの創出にも道を開きます。顧客データや行動データの解析によって、顧客ニーズを理解し、個別に合わせたサービスや製品を提供することが可能です。

また、デジタルプラットフォームを活用して、既存のビジネスを拡大させたり、新たな市場に参入したりするチャンスも広がります。

(5) 事業の継続可能性が高まる

デジタル化は、ビジネスの柔軟性と継続可能性を高める一方で、外部環境の変化に対応する能力も向上させます。デジタル化により、業務プロセスやデータがクラウド上に保管されれば、災害などの予期せぬ事態に備えたバックアップやリカバリーが容易に行えます。

【要注意】デジタル化による3つのデメリット

デジタル化は多くのメリットをもたらしますが、一方でデメリットも存在します。以下では、デジタル化に伴う3つの要注意ポイントを詳しく探ってみましょう。

(1) 運用コストがかかる

デジタル化には初期投資や導入コストがかかることがあります。新しいシステムやツールの導入には、ソフトウェアのライセンス費用やハードウェアの導入費用、専門知識を持つ人材の育成費用などが含まれます。また、運用・保守にもコストがかかることがあり、これに備えた予算やリソースの確保が必要です。

デジタル化の導入段階から運用までのコストを適切に見極めることが重要です。

(2) 厳重なセキュリティが必要になる

デジタル化に伴い、企業や顧客のデータがデジタル形式で扱われるようになりますが、それに伴うセキュリティの脅威も増加します。ハッキングやデータ漏洩といったリスクに対抗するため、厳重なセキュリティ対策が必要です。

セキュリティ対策の強化は、予想外の費用や時間を要することもあるため、これらの要素も考慮する必要があります。

(3) システム障害や故障が発生する

デジタル化によって業務プロセスが依存するシステムやツールに障害や故障が発生する可能性があります。これによって業務の停止や遅延が発生すると、顧客満足度の低下や業績への影響を招く可能性があります。システム障害や故障に対する対策やリカバリー計画の策定が重要です。

これらのデメリットは、デジタル化に取り組む際に注意を払うべきポイントです。デジタル化の導入計画を立てる際には、これらのデメリットを適切に評価し、対策を練ることが大切です。

次に、デジタル化をすすめる際の取り組みのポイントについて考えてみましょう。

デジタル化をすすめる際の取り組みのポイント

デジタル化を成功させるためには、計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、デジタル化をすすめる際の5つの重要な取り組みポイントを解説します。

(1) 経営層を巻き込んだチームを作る

デジタル化は組織全体の変革を伴う重要なプロジェクトです。そのため、経営層を巻き込んだチームを結成し、プロジェクトの方向性や戦略を確認することが大切です。経営層のバックアップを受けることで、リソースや支援を確保しやすくなります。

(2) デジタル化の目的を明確にする

デジタル化の目的を明確に定義することは、プロジェクトの成功に向けての基本です。目的を明確にすることで、どのプロセスや領域をデジタル化するか、どのような成果を求めるかを明確にすることができます。目的を共有し、関係者の理解を得ることが大切です。

(3) 現在の課題を確認した上でツールを選ぶ

デジタル化を進める前に、現在の業務プロセスや課題を詳しく分析しましょう。どの部分が効率化や改善の余地があるかを把握することで、適切なデジタルツールやシステムを選ぶことができます。業務ニーズに合ったツールの選定が成功の鍵です。

(4) ロードマップを作成する

デジタル化を実現するためには、段階的なロードマップを作成することが重要です。全体の計画を細分化し、どの段階でどの業務をデジタル化するか、どのタイミングで成果を評価するかを明確にしておきましょう。ロードマップによってプロジェクトの進捗管理が容易になります。

(5) 従業員の使いやすさを重要視する

デジタルツールやシステムを導入する際には、従業員の使いやすさを重要視しましょう。使いやすいインターフェースやトレーニングプログラムを提供することで、従業員の導入意欲を高め、スムーズな移行を実現できます。

これらのポイントを踏まえて、デジタル化プロジェクトを進めることで、効果的な変革を実現し、ビジネスの競争力を向上させることができるでしょう。

次に、デジタル化の具体的なプロセスについて考えてみましょう。

デジタル化のプロセス

デジタル化を進める際には、段階的なプロセスを通じて計画を実行していくことが重要です。以下では、デジタル化のプロセスを順に解説していきます。

(1) 目的の明確化

最初に、デジタル化の目的を明確に定義することから始めましょう。目的がはっきりしていなければ、どの方向に進むべきかを判断することが難しくなります。組織や業務にとって本当に必要なデジタル化の目標を明確にし、その成果を確認できる基準を設定しましょう。

(2) 現状における課題の抽出

次に、現在の業務プロセスや課題を詳しく分析します。どの部分で効率の低下や手続きの複雑さが問題となっているかを明確にしましょう。従業員のフィードバックや業務データの分析を通じて、改善すべきポイントを把握します。

(3) システム・ツールの検討と導入

課題が明確になったら、適切なデジタルツールやシステムを検討しましょう。業務の特性やニーズに合わせて、最適なツールを選定します。導入の際には、ツールの使いやすさや拡張性、カスタマイズの余地を考慮しましょう。そして、段階的な導入計画を立てて、スムーズな移行を実現します。

(4) セキュリティ対策

デジタル化にはセキュリティの確保が欠かせません。データの漏洩やハッキングなどのリスクに対処するために、適切なセキュリティ対策を検討しましょう。データ暗号化やアクセス制御などの対策を導入し、データの保護を徹底します。

(5) 効果測定

デジタル化の効果を測定することは、プロジェクトの成功を確認するために重要です。設定した目標に対してどれだけの成果が上がったかを定量的・定性的に評価しましょう。効果測定の結果をもとに、必要な調整や改善策を見つけ出し、持続的な進化を促進します。

これらのプロセスを順に実行することで、効果的なデジタル化を実現し、ビジネスの改善と成長を達成することができます。

非IT企業でも簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツール

デジタル化は非IT企業にとっても実現可能であり、さまざまなツールが用意されています。ここでは、簡単に導入できるおすすめのツールをいくつか紹介します。

(1) Chatwork

コミュニケーションツールの代表格であるChatworkは、チャット機能を中心にしたプラットフォームです。従業員同士のコミュニケーションやプロジェクト管理を円滑に行えるため、業務効率の向上に貢献します。スケジュールの共有やファイルのやり取りも簡単に行えるため、チーム全体の連携を強化するのに適しています。

(2) oVice

oViceは、オンラインビデオ会議ツールであり、特にリモートワーク環境に適しています。ビデオ会議や音声通話だけでなく、画面共有やチャット機能も備えています。従業員同士やクライアントとのコミュニケーションを簡便に行い、効率的な会議を実現するのに役立ちます。

(3) kintone

kintoneは、業務プロセスのデジタル化や自動化に特化したプラットフォームです。カスタマイズ可能なアプリを作成し、業務フローを効率的に管理できます。申請・承認プロセスやデータの集計・分析など、さまざまな業務ニーズに対応可能です。プログラミング知識がなくても導入できるため、非IT企業でも活用が可能です。

 

これらのツールを活用することで、非IT企業でも手軽にデジタル化を実現し、業務の効率化やコラボレーションの向上を図ることができます。

次に、デジタル化の事例を業界別に見てみましょう。

業界別｜デジタル化の事例

デジタル化はさまざまな業界で進行しており、その成果が実感される事例も増えています。以下では、製造業、金融業、アパレル業の3つの業界におけるデジタル化の事例を紹介します。

(1) 製造業

製造業においてもデジタル化は大きな変革をもたらしています。自動化ロボットの導入によって生産ラインの効率が向上し、作業者の負担が軽減される事例があります。また、IoTセンサーを活用して機器の運用状況をリアルタイムでモニタリングすることで、メンテナンスの最適化とダウンタイムの削減が実現されています。

(2) 金融業

金融業界でもデジタル化は進行中で、顧客体験の向上が注目されています。モバイルバンキングアプリの導入により、顧客はいつでもどこでも口座情報の確認や取引が可能です。また、AIを活用した顧客対応システムによって、クレジット審査や保険請求の処理が迅速化され、顧客満足度が向上しています。

(3) アパレル業

アパレル業界では、デジタル化がブランドと顧客との接点を拡大しています。バーチャルフィッティングアプリを導入したアパレルブランドは、顧客が自宅で服のサイズやデザインを確認し、オンラインで購買することが可能になりました。また、顧客の嗜好データを活用してパーソナライズされた商品提案を行うことで、購買意欲が高まっています。

 

これらの事例からも分かるように、デジタル化は業界や業種を超えてさまざまな形で価値を提供しています。ビジネスの変革において、デジタル化の活用は欠かせない要素となっています。

最後に、まとめとしてデジタル化の重要性を強調して結びましょう。

まとめ

デジタル化は現代のビジネスにおいて不可欠な要素となっています。ビジネスプロセスの効率化や顧客体験の向上、新たなサービスの創出など、数多くのメリットをもたらす一方で、運用コストやセキュリティの課題も存在します。

しかし、経営層のリーダーシップや明確な目標設定、従業員の協力を得て、デジタル化を進めることで業績向上と競争力強化を実現できるでしょう。

ビジネス環境の変化に合わせて、2025年の崖問題や労働人口の減少などの課題が浮き彫りになっています。これらの課題に対処するためにも、デジタル化は避けて通れない道と言えるでしょう。また、デジタル化の際には事前の計画と段階的なプロセスが重要です。目的の明確化、課題の抽出、適切なツールの選定、セキュリティ対策、効果の測定などを通じて、成功への道筋を築いていきましょう。

非IT企業でも導入しやすいツールや、業界別のデジタル化の事例を見てきました。デジタル化は業界を問わず、未来に向けた成長の一翼を担う要素として確立しています。ビジネスの競争環境はますます激化していますが、デジタル化を活用して変革に取り組むことで、持続的な成功を実現することができるでしょう。

デジタル化の波に乗り、未来に向けたビジョンを実現していきましょう。